21.09.2021

Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Чем грозит задержка выдачи трудовой книжки?

2. Работодатель не отдает трудовую книжку. Что делать?

3. СЗВ-ТД: 5 вопросов о сроках и штрафах от бухгалтеров

4. Документы при увольнении сотрудника в 2021 году

5. НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

6. Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

7. Задержка трудовой книжки: накажут или обойдется?

Работнику, которому умышленно не выдают трудовую своевременно, необходимо:

Возможные действия	Комментарий
Написать на имя работодателя требование о том, чтобы тот выдал ему документ	Отправить письмом с уведомлением. Это послужит существенным аргументом на суде
Обратиться в трудовую инспекцию с описанием действий работодателя	Целесообразно предпринять, когда: – работодатель игнорирует направленное ему требование; – сотрудник не имеет возможности обратиться к нанимателю с письменным заявлением
Написать жалобу в прокуратуру РФ
Отправиться с исковым заявлением в суд

Чем грозит задержка выдачи трудовой книжки?

По закону в день прекращения договора наниматель обязан выдать работнику трудовую с внесенной в нее записью об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Аналогичное требование содержится в Правилах ведения и хранения ТК (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Независимо от причины, при наличии вины со стороны организации работнику назначается компенсация за невыдачу трудовой книжки при увольнении за все дни задержки (ст. 234 ТК РФ), если он был лишен возможности трудиться.

Бывают случаи, когда сотрудник:

отсутствует в день увольнения и установить где он, невозможно;
отказывается получать ТК.

Следует предпринять меры по ее вручению и направить сотруднику уведомление о необходимости:

явиться за получением:
либо дать нотариальное согласие на отправление ее по почте.

После письменного обращения книжку следует выдать в течение трех рабочих дней. За нарушение сроков и задержку ответственность следующая:

материальная — ст. 234 ТК и п. 35 Правил;
моральная — ст. 237 ТК и Постановление Пленума ВС РФ от 20.12.1994 №10).

При невыдаче формуляра по вине работодателя, сотруднику компенсируется заработок за все время задержки (ст. 234 ТК). Моральный вред, как результат неправомерных действий или бездействия нанимателя, возмещается в денежной форме. Размер компенсации определяется соглашением сторон договора.

Период для расчета исчисляется:

со дня, следующего за днем, когда работодатель должен был выдать документ или направить уведомление о необходимости его получения (ст. 14 и ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
по день вручения или отправки уведомления (Определение Московского городского суда от 12.05.2012 №4г/8-3684/12, от 14.02.2012 по делу №33-3861).

В основе расчета компенсации за задержку выдачи трудовой книжки — правила исчисления среднего заработка. Они изложены в ст. 139 ТК РФ. Подход используется и при взыскании денежных сумм за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи книжки (п. 62 Постановление Пленума ВС от 17.03.2004 №2). Основные особенности порядка исчисления средней заработной платы определены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 №922. Расчет среднедневного заработка осуществляется последовательным делением данных столбцов 2, 3 и 4.

Среднедневной заработок	Годовой заработок	Количество месяцев в году	Средний показатель количества дней в месяце
1	2	3	4
Средний заработок за один день работы	Годовой заработок сотрудника (за 12 месяцев)	12	29,3
2 133,1	750 000,0	12	29,3

Если трудовая задержана на 5 дней, сумма компенсации составит 10 665,1 рубля (результат получается умножением данных графы 1 на количество дней задержки — 5). Возмещение выплачивается:

по заявлению работника;
в результате добровольного решения работодателя;
во исполнение решения суда.

Работодатель не отдает трудовую книжку. Что делать?

Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:

Этот документ необходимо предоставить работнику в процессе окончательного расчета. И он должен содержать информацию относительно того, какие именно начисления и удержания (ст. 136 и 140 ТК РФ) были произведены при этом. Образец расчетного листка создается и утверждается работодателем.

Когда трудовая книжка сотрудника подлежащего увольнению ведется с использованием бумажного носителя, то ее необходимо вернуть в последний день выполнения им своих обязанностей. В том числе, если этому дню предшествовал отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Информация относительно необходимых записей, что следует внести в трудовую книжку в ходе увольнения смотрите в соответствующей статье «Правильное оформление трудовой книжки: образец и правила».

Тогда как в случае использования сотрудником трудовой книжки в электронной форме, процедура несколько другая. В последний день следует выдать сведения согласно форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; «Заполнение формы СТД-Р и выдача ее сотруднику).

Оформление данного документа допустимо как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо заверить данный файл посредством усиленной квалифицированной электронной подписи. Имейте в виду, что работник имеет право выбора относительно того, каким способом он должен получить в процессе увольнения форму СТД-Р. Что он и обязан сделать, оформив надлежащее заявление (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Важно! В том случае, если работник использует трудовую книжку в бумажной форме, то выдача ему СТД-Р не обязательна. Согласно письму Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Является ли необходимостью выдача СТД-Р в случае отказа от электронной трудовой книжки»).

Такую выписку следует оформить за месяц увольнения. В ней должны содержаться сведения относительно работодателя и самого увольняемого. Она должна быть надлежащим образом заверена. Для чего на ней следует указать ФИО и должность сотрудника, имеющего полномочия заверять документы. А также его подпись и дата. В том случае если организация располагает печатью, то выписка должна быть заверена также и ей.

В данной выписке должны быть отражены сведения с начала квартала вплоть до даты увольнения. А именно данные об уволенном сотруднике, имеющиеся в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», а также о нанимателе которые имеются на титульном листе. Аналогично выписке из СЗВ-М, данная выписка должна быть также заверена.

Документ формируется за отчетный год вплоть до даты увольнения. В него следует перенести информацию о нанимателе и самом работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Эту выписку необходимо заверить по вышеописанной процедуре (т.е. нужна подпись, ФИО и должность доверенного лица, печать организации если имеется, дата составления).

СЗВ-ТД: 5 вопросов о сроках и штрафах от бухгалтеров

Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах. Поскольку это облегчит диалог бывшего работника с будущим нанимателем.

Совет! В состав комплекта документов следует включить справку о доходах в количестве нескольких экземпляров.

Кроме того, существуют некоторые ситуации, предусматривающие передачу работнику дополнительных документов.

В случае перевода страховых взносов в накопительную часть пенсии сотрудника, то необходимым является оформление выписки из формы ДСВ-3. В которой следует отразить данные за квартал до увольнения. В том случае если на работника была оформлена медицинская книжка, то ее следует выдать при увольнении, согласно письму Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32. Вне зависимости от того за чей счет она была оформлена.

Точно также нужно отдать бывшему сотруднику оригиналы всех документов, что он передал за время найма. Например, медицинские справки, сертификаты, дипломы и прочее.

Внимание! Все вышеперечисленное должно быть выдано работодателем по собственной инициативе. Исключением является только справка о доходах.

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Бухгалтеру при увольнении не была выдана трудовая книжка. В результате она в течение полугода не могла трудоустроиться. Обратившись к работодателю, бухгалтер потребовала вернуть ей трудовую книжку, а также выплатить компенсацию за все время вынужденного прогула.

Работодатель в удовлетворении этих требований отказал.

Отказ был мотивирован тем, что в отделе кадров трудовой книжки сотрудницы не было. При трудоустройстве книжку она не предъявляла, о ее утрате не заявляла и не просила работодателя завести новую. Трудовая книжка на нее не велась, и работодателю нечего было возвращать. Поэтому он считал, что у сотрудницы не было оснований требовать компенсацию за несвоевременный возврат трудовой книжки.

Тогда уволенная сотрудница обратилась в суд с иском, в котором просила выдать ей трудовую книжку и выплатить денежную компенсацию.

Свои требования она обосновывала тем, что обязанность по вручению увольняемому работнику трудовой книжки действующим трудовым законодательством возложена на работодателя.

Работодатель в любом случае обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения. Поэтому непредъявление трудовой книжки при трудоустройстве не освобождает работодателя от заведения на работника новой трудовой книжки и ее выдачи в момент увольнения.

В противном случае работодатель должен возместить работнику доход, который он не смог получить по причине отсутствия трудовой книжки.

Срок задержки выдачи трудовой книжки после увольнения истекает в момент отправки документа, а не в момент получения трудовой адресатом (определение Московского городского суда от 14.01.2020 по делу № 33-1516/2020).

Сотрудница столичной компании (что примечательно, юрисконсульт) взяла отпуск с последующим увольнением по собственному, но в день увольнения ей не выдали трудовую. Отправили ее через полтора месяца, а добралась она до адресата – ещё через неделю. Считая свои трудовые права нарушенными, женщина пошла в суд. Просила взыскать с ответчика компенсацию за весь период задержки выдачи трудовой – с даты увольнения по дату выдачи, – а также взыскать компенсацию морального вреда.

Суд первой инстанции решил, что требования в части самого взыскания подлежат удовлетворению, однако скорректировал срок задержки трудовой и, соответственно, сумму компенсации за это.

Работодатель обязан был передать сотруднице трудовую книжку в день прекращения трудовых отношений (части 4 и 6 статьи 84.1 ТК РФ), но этого не сделал. У фирмы имелось заявление от женщины на отправку ей документа курьером. И работодатель предоставил суду подтверждение, что направил трудовую, однако этот факт не свидетельствует о надлежащем выполнении работодателем условий ТК РФ по возврату «книжки».

В случае задержки трудовой работник имеет право на компенсацию неполученного им заработка. Суд заметил, что период утраты заработка начинает течь с даты, следующей за днём увольнения и прекращается в момент направления документа.

Апелляция в лице Мосгорсуда поддержала решение райсуда, уменьшив срок задержки ещё на один день – прежняя инстанция ошиблась с подсчётом.

Однако есть и прямо противоположные решения — о том, что работник вовсе не обязан доказывать факт невозможности трудоустройства вследствие отсутствия у него трудовой книжки, поскольку данное обстоятельство является установленным в силу закона. То есть отсутствие у работника трудовой книжки само по себе является препятствием к трудоустройству. (определения Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016 и Верховного суда республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016).

Задержка в выдаче трудовой книжки может стать причиной обращения работника в суд. Согласно нормам ч. 1 ст. 392 ТК РФ, если конфликт работника и работодателя квалифицируется как индивидуальный трудовой спор, срок обращения в суд за его разрешением – три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Если спор касается увольнения, то срок обращения в суд составляет месяц со дня вручения работнику копии приказа об увольнении, либо со дня выдачи трудовой книжки, либо со дня предоставления ему в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности по последнему месту работы.

Рассмотрим в качестве примера все то же Определение по делу № 88-20147/2020.

Приказ об увольнении был издан 26.10.2017, дубликат трудовой книжки работник получил 04.03.2019. Иск в суд работник подал 15.11.2018, через два года после издания приказа об увольнении. Работодатель посчитал, что срок обращения в суд пропущен. К тому же в ноябре 2018 года на официальном сайте работодателя была размещена информация об увольнении данного сотрудника, поскольку истец был одним из руководителей организации. Информация находилась в открытом доступе, истец мог с ней ознакомиться.

Суд не согласился с таким доводом, поскольку надлежащее оформление прекращения с работником трудовых отношений, уведомление работника об основаниях его увольнения путем ознакомления с приказом об увольнении, выдачи трудовой книжки с соответствующей записью является обязанностью работодателя. С исполнением работодателем указанной обязанности законодатель связывает начало течения срока на обращение работника в суд за разрешением индивидуального трудового спора об увольнении.

Таким образом, работник обратился в суд до своего фактического увольнения: иск предъявлен в суд 15.11.2018, трудовая книжка выдана 04.03.2019. Это послужило основанием для удовлетворения исковых требований истца о взыскании денежных средств за задержку выдачи трудовой книжки, компенсации морального вреда.

Ссылку же работодателя на информирование увольняемого посредством размещения сведений на сайте организации в ноябре 2018 года судебная коллегия нашла не имеющей правового значения при рассмотрении спора о выплате денежных средств за задержку выдачи трудовой книжки. Данный способ законодательно не связан с уведомлением работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получением согласия о направлении документа ему по почте.

Аналогичные выводы сделаны в Определении Второго кассационного суда общей юрисдикции от 18.06.2020 по делу № 88-13807/2020.

Если работник обращается в суд после предписанного законом срока, то он должен доказать, что срок был пропущен по уважительной причине. Установив, что срок обращения в суд пропущен без уважительных причин, судья принимает решение об отказе в иске именно по этому основанию, без исследования иных фактических обстоятельств по делу (абз. 2 п. 6 ст. 152 ГПК РФ), и не важно, прав или не прав уволенный.

Рассмотрим для примера Определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 02.04.2014 № 33-585/13. Т. была уволена с должности за прогулы 18.06.2013, с приказом об увольнении была ознакомлена 20.06.2013. Женщина посчитала увольнение незаконным, поскольку не могла находиться на рабочем месте из-за плохого самочувствия. От получения трудовой книжки и от проставления подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом об увольнении, она отказалась. Работодатель составил об этом акты от 20.06.2013. Таким образом, месячный срок для обращения в суд с иском об оспаривании увольнения (о восстановлении на работе), предусмотренный ч. 1 ст. 392 ТК РФ, начал течь с 21.06.2013 и истекал 22.07.2013.

Истица обратилась в суд только 18.11.2013, пропустив установленный трудовым законодательством срок. Заявляя о восстановлении пропущенного срока, истица не предоставила суду никаких доказательств того, что она пропустила этот срок по уважительным причинам, которые объективно препятствовали ей своевременно подать исковое заявление в суд. А истечение срока является самостоятельным основанием к вынесению решения об отказе в иске, что и сделал суд.

Кроме того, судебные споры, связанные с задержкой выдачи трудовой книжки, имеют еще один нюанс, неприятный для работодателя. Поскольку задержка в получении указанного документа напрямую связана с компенсацией неполученного заработка, суды склонны квалифицировать данное нарушение как невыплату или неполную выплату средств, причитающихся работнику при увольнении. А в этом случае согласно ч. 2 ст. 392 ТК РФ срок обращения в суд – год.

Пример – уже указанное выше Определение № 88-13807/2020.

Работник Ч. был уволен по собственному желанию на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ 04.03.2019. Однако расчет с ним не производился, а трудовая книжка была выдана лишь 04.06.2019. Через два месяца, 12.08.2019, работодатель добровольно выплатил Ч. заработную плату и компенсацию за неиспользованный отпуск, 27.08.2019 материально компенсировал нарушение установленного срока выплат при увольнении.

Судебным решением в пользу Ч. был взыскан средний заработок за задержку выдачи трудовой книжки. Причем первоначально суд первой инстанции посчитал, что срок подачи искового заявления пропущен и отказал в удовлетворении требований истца о взыскании с работодателя компенсации за задержку выдачи трудовой книжки. Ведь о нарушении трудовых прав Ч. стало известно в день увольнения – 04.03.2019, а в суд он обратился только 24.07.2019, не приведя причин, свидетельствующих об уважительности пропуска срока для обращения. Но судебная коллегия указала на ошибочность этого вывода.

Во-первых, поскольку работодатель исполнил свою обязанность по выдаче трудовой книжки истцу только 04.06.2019, именно с этой даты надлежит исчислять срок для обращения с требованиями о взыскании с работодателя соответствующей компенсации.

Во-вторых, по смыслу ст. 234 ТК РФ и других правовых норм компенсация за задержку выдачи трудовой книжки по своей правовой природе представляет собой заработок работника. А согласно ч. 2 ст. 392 ТК РФ за разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработка и других сумм, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение года со дня установленного срока выплаты указанных сумм. Трудовая книжка была выдана Ч. 04.06.2019, этот день суд посчитал днем увольнения и с этого дня начал годичный отсчет срока для обращения. То есть, обратившись в суд с иском 24.07.2019 при получении трудовой книжки 04.06.2019, Ч. не пропустил именно годичный срок, установленный ст. 392 ТК РФ для соответствующих трудовых споров.

Как правило, при рассмотрении дел о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки суды учитывают факт отказа в последующем трудоустройстве. Например, так было при вынесении Определения по делу № 88-20147/2020 (истец доказал, что его не взяли на руководящую должность у другого работодателя в связи с отсутствием документа, подтверждающего необходимый стаж и опыт работы). Судьи, вынесшие Определение по делу № 88-13807/2020, также учли, что в подтверждение требований о взыскании заработка за задержку выдачи трудовой книжки истцом были представлены справки от работодателей, подтверждающие, что он проходил собеседование по вопросу трудоустройства, но ему было отказано, поскольку он не смог представить трудовую книжку и подтвердить опыт работы и квалификацию.

А вот Первый кассационный суд общей юрисдикции, вынося Определение от 17.03.2020 по делу № 88-7187/2020, посчитал, что истец не обязан доказывать попытки трудоустройства.

Суд первой инстанции отказал уволенному работнику в выплате компенсации за проблемы с трудовой книжкой, исходя из недоказанности истцом факта обращения после увольнения к другим работодателям с целью трудоустройства и факта отказа.

Отменяя это решение суда и принимая по делу новое решение, суд более высокой инстанции в рассматриваемом деле ссылался на абз. 8 ст. 394 ТК РФ, предусматривающий, что если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению уволенного на другую работу, то суд принимает решение о выплате работодателем бывшему работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. В данном определении суд рассматривал случай с неправильной записью в трудовой книжке. Но эту позицию можно применить и к ситуации с задержкой выдачи трудовой книжки, поскольку ст. 234 ТК РФ обязывает работодателя возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, ставя в один ряд задержку выдачи трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности и внесение в трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника. Другой важный фактор – требование предоставлять трудовую книжку при приеме на работу установлено ст. 65 ТК РФ (если трудовой договор заключается не впервые), поскольку согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о профессиональной деятельности и выслуге специалиста. И специалист, знающий трудовое право, не будет предпринимать попытки трудоустроиться без необходимых документов, поскольку заранее понятно, что такие попытки окажутся безрезультатными.

Именно поэтому доказывать случаи неудачного трудоустройства для получения компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, по нашему мнению, работнику не обязательно.

В силу п. 3 ч. 1 ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате внесения в трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Снова рассмотрим в качестве примера Определение № 88-7187/2020.

Ф. обратился в суд с иском к работодателю о взыскании денежных средств за время вынужденного прогула. Приказом от 04.05.2018 трудовой договор был с ним расторгнут по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (из-за неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания).

Суд признал незаконным приказы о привлечении Ф. к дисциплинарной ответственности и применении к нему дисциплинарного взыскания в виде выговора, о его увольнении. По решению суда работодатель изменил основание увольнения Ф., вписав в трудовую книжку увольнение по собственному желанию работника (по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) и дату увольнения 16.10.2018.

Итак, запись в трудовой книжке и информация, вносимая в сведения о трудовой деятельности, об основании и о причине расторжения трудового договора должны точно соответствовать формулировкам ТК РФ и сопровождаться ссылкой на конкретные статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ.

Исправление записи в трудовой книжке возможно либо по решению работодателя (в случае, когда он признает запись ошибочной), либо по решению суда.

Если основания и (или) дата увольнения работника изменены решением суда, работодателю следует издать соответствующий приказ и внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Указанные сведения вносятся в нее, если трудовая книжка на момент окончания разрешения трудового спора находится у работодателя или если работник, получивший трудовую книжку при увольнении, предоставит ее работодателю для производства записи.

В трудовой книжке сначала делается запись о недействительности первоначальных сведений об увольнении, а после – верная запись, например: «Запись за номером … недействительна, уволен … ». Основанием записей об изменении формулировки причины (даты) увольнения будет приказ работодателя или соответствующее решение суда.

Работник может потребовать выдачи дубликата трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Для этого работник должен написать заявление. В дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Основание – п. 33 Правил ведения трудовых книжек.

Документы при увольнении сотрудника в 2021 году

Итак, при задержке выдачи уволенному работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей ТК РФ формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить работнику заработок, не полученный им за все время задержки получения трудовой (с правильной записью). Также возможна компенсация морального вреда.

[1] «Профилактика нарушений. Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2020 года. Перечень нормативных правовых актов или их отдельных частей, содержащих обязательные требования. Руководство по соблюдению обязательных требований».

Важно!

До 31.12.2020 года работники должны были определиться с видом трудовой — оставить бумажную или предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде и написать соответствующее заявление.

В ТК дан перечень тех ситуаций, когда работник может принести такое заявление после этого срока:

если он был на больничном;
в отпуске;
отстранен от работы по причинам, указанным в ТК.

Также такое право имеют работники, имеющие стаж работы, но на период подачи заявления нигде не трудоустроенные. Эти правила перечислены в ч. 6 ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Напоминаем

Бумажные трудовые книжки не заводят тем, кто в первый раз устраивается на работу в 2021 году.

На основании ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019 в 2020 году работодатель должен предпринять следующие действия:

принять или изменить локальные акты, вписав в них порядок проведения перехода на ЭТК, ознакомить работников под роспись с этими изменениями;
внести изменения в коллективные договоры;
обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в системе обязательного пенсионного страхования.

В письме Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150 перечислены обязанности работодателя по оповещению работников об изменениях в ведении трудовых книжек, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде:

в письменной форме уведомить каждого сотрудника о предстоящих изменениях;
оповестить работников о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде путем подачи заявление на электронную трудовую.

Важно!

Срок, в который сотрудники должны были принести заявления, — до 31 декабря 2020 года включительно. Из-за пандемии разрешили уведомления рассылать по электронной почте (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887), это также надо было закрепить в соответствующем ЛНА.

Минтруд говорит — да, можно, в письме от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202. Ведомство расценивает отсутствие заявления на электронную трудовую как ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей на основании ч.1 ст. 22, статьи 192 ТК РФ.

Параллельно с этим, Роструд на портале Онлайнинспекция.рф считает, что ничего не мешает работникам подать данное заявление и после этого срока. При этом работодатель должен продолжать вести бумажную трудовую книжку — ст. 66 ТК.

Срок, когда работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности — не позднее месяца со дня обнаружения нарушения, ст. 193 ТК. Давайте немного посчитаем:

работники должны были принести заявления до 31.01.2020, то есть срок, в который можно осуществить взыскание — до 31 января 2021;
письмо от № 14-2/ООГ-1202, разрешающее применение дисциплинарки, датировано 12 февраля.

Таким образом, если вы решите применить взыскание, вы нарушите сроки и можете получить штраф, если инспектор это обнаружит. Работник, в свою очередь будет иметь право судебного возмещения вреда.

Работодателей оштрафуют за неинформирование о переходе на ЭТК
Кадровое делопроизводство / 10:05 23 сентября 2020

НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

Следует сразу оговориться, что законодательством предусмотрен ряд случаев, когда работодатель может не беспокоиться о негативных последствиях при задержке выдачи. Такие ситуации регулируются ч.6 ст. 84.1 ТК РФ. Данной статьей устанавливаются следующие исключения:

Когда в день прекращения рабочих отношений отсутствует возможность предоставить трудовую книжку увольняющемуся (он не находится на рабочем месте или сознательно уклоняется от получения). Кодексом предусмотрена обязанность руководителя известить работника о необходимости забрать документ или выразить согласие на отправку при помощи почтовой службы. С момента отправки такого извещения с работодателя убирается ответственность за несоблюдение сроков выдачи документа. К сведению
Важно учитывать, что отправка трудовой книжки почтовым пакетом без предварительного согласия владельца не считается соблюдением правил передачи данного документа. Если работник не пришел и не предоставил письменного подтверждения на пересылку, трудовую книжку положено хранить до передачи владельцу в течение 75 лет.
Когда день окончания рабочих отношений не является в то же время последним днем работы (в случае увольнения человека за прогул или в результате вынесения приговора, исключающего возможность продолжать выполнение рабочих функций, а также при завершении трудовых отношений с женщиной, когда контракт был пролонгирован до истечения отпуска по беременности или родам). В такой ситуации документ предоставляется в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного уведомления от уволившегося с просьбой о выдаче.

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику документы и невыплаченную часть заработной платы согласно статьям 84.1 и 140 ТК РФ. По письменному заявлению он также должен выдать копии документов по работе и приказа об увольнении. При получении работник расписывается в журнале учёта у ответственного исполнителя отдела кадров и личной карточке.

Причина увольнения, как и другие записи, указывается в чётком соответствии с действующим законодательством. При невозможности вручить трудовую книжку работнику из-за его отсутствия или несогласия, работодатель фиксирует эту информацию в форме акта или указывает в табеле учёта и личной карточке.

Встречаются ситуации, когда работодатель не выдал работнику трудовую книжку своевременно по причинам:

Отсутствие увольняемого на рабочем месте;
Документально оформленный отказ от получения;
Отправленное организацией заказное письмо с уведомлением увольняемому явиться в отдел кадров для получения документов или возможности отправить их почтой.

В этих ситуациях ответственность работодателя не наступает, поскольку обстоятельства от него не зависели.

В случае отсутствия разрешения на пересылку необходимых документов или длительного отсутствия уволенного, документ передаётся на хранение в архив организации. Он находится там до момента выдачи или в течение 75 лет.

Трудовым кодексом регулируется материальная ответственность: один из участников рабочих отношений, причинивший ущерб другому, должен компенсировать данный ущерб (ст.232). Причиной нанесенного ущерба в такой ситуации должно являться противоправное поведение одного из участников правоотношений. Материальная ответственность накладывается на работодателя при наличии следующих факторов:

Возникновение ущерба, который оценивается по заявлению работника и должен иметь доказательства в виде документов или показаний очевидцев;
Ущерб возник по вине работодателя, а не иного лица, в результате его противоправных деяний;
Установленная причинно-следственная зависимость между виновным действием и доказанным ущербом.

В случае с несвоевременной передачей трудовой книжки на руководителя фирмы возлагается материальная ответственность за лишение уволившегося сотрудника возможности работать. Такие правила устанавливаются ст.234 Трудового кодекса.

К сведению

Законодательство обязывает работодателя в подобной ситуации возместить сотруднику потерянный им из-за невозможности трудиться заработок.

Трудовое законодательство предусматривает увольнение работника с соблюдением определённых последовательных действий:

Подача заявления об уходе и его подписание у руководителя заведомо, за 15 дней до расторжения трудового договора.
Заведомое, за 3 дня, предупреждение работника при увольнении по дисциплинарному взысканию.
Издание приказа работодателем.
Внесение записи в «сведения о работе» в трудовой. Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Основываясь на ст. 84.1 ТК РФ, трудовая работника должна выдаваться по его требованию в последний рабочий день. В этот день в документ должна быть внесена соответствующая запись об увольнении, основанная:

на соответствующей статье ТК РФ;
на изданном приказе об увольнении.

У работодателя такого права нет и быть не может. Он не только не имеет права задержать документ, он обязан проявить активность и инициативу, если работник халатно отнёсся к получению собственной книжки.

В последний рабочий день увольняющегося лица, уполномоченный сотрудник, обязан созвониться с ним или связаться иным образом и напомнить о необходимости забрать ТК.

Если работник не присутствует на рабочем месте в последний день, работодатель обязан письменно, заказным письмом уведомить его о необходимости забрать свою книжку.

Документы об отправленном уведомлении должны храниться в личном деле бывшего сотрудника. ТК должна быть возвращена даже при условии, что работник находится за пределами населённого пункта и не может лично получить свою книжку.

В этом случае можно воспользоваться следующими вариантами:

С письменного согласия уволенного работника она пересылается Почтой России.
Передать её через посредника на основании доверенности, удостоверенной нотариусом.

Ни в коем случае нельзя:

Удерживать ТК, если работодателем возложена на работника материальная ответственность.
Заставлять его подписывать обходной лист или иным образом затягивать выдачу ТК.
Заставлять специалиста выполнить (завершить) необходимую работодателю работу.
Шантажировать его и угрожать ему, например, увольнением «по статье» в случае отказа выполнить условие работодателя.

Зная о грозящей за невыдачу трудовой ответственности, работодатель, не желающий отпускать нужного ему работника, обычно поступает другим способом – не принимает его заявление об увольнении.

Нарушение требований трудового законодательства является административным правонарушением, за которое установлена определенная ответственность. Несвоевременная передача владельцу трудовой книжки является одним из таких нарушений. Кодексом об административных правонарушениях за совершение данного противоправного деяния установлено следующее наказание:

Должностные лица уплачивают штраф от 1000 до 5000 руб.;
Индивидуальные предприниматели – от 1000 до 5000 руб. или наказываются приостановлением деятельности до 90 суток;
Юридические лица – от 30000 до 50000 руб. или наказываются приостановлением деятельности до 90 суток (ст.5.27).

В случае, когда имеется документальное подтверждение, что руководителем назначено определенное лицо, которое выполняет обязанности по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек (это может быть распоряжение или приказ), то к административной ответственности будет привлечено именно это лицо, наделенное должностными функциями. Когда установить такое лицо не представляется возможным или отсутствуют должным образом оформленные документы о его назначении, то правонарушителем считается юридическое лицо или работодатель-предприниматель.

Полный список документов при увольнении
Расчетный лист
Трудовая книжка или форма СТД-Р
Медицинская книжка
Справка о сумме заработной платы
СЗВ-М
СЗВ-СТАЖ
Расчет по страховым взносам
Документы по заявлению сотрудника
Штраф за невыдачу документов

Итак, у вас увольнение сотрудника. Произойти это может по инициативе как самого работника, так и работодателя. Независимо от причин , работодатель выдает список документов. В статье мы расскажем о всей документации, которая должна быть предоставлена уволенному сотруднику и штрафных санкциях, которые могут быть применены в случае их невыдачи.

В случае ухода сотрудника, работодатель выдает определенные документы, а именно:

трудовую книжку или форму СТД-Р;
медицинскую книжку (при ее наличии);
расчетный лист;
справка о сумме заработной платы;
СЗВ-М;
СЗВ-СТАЖ;
расчет по страховым взносам;
иные документы по заявлению сотрудника.

Далее мы подробно рассмотрим каждый документ.

Программа для магазинов Класс365 ускорит выписку документов и исключит возможные ошибки при заполнении. Позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании. Ознакомьтесь с полным функционалом программы Класс365 прямо сейчас >>

Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

Помимо обязательных документов сотрудник имеет право запросить такие документы, как:

справка 2-НДФЛ, где будут указаны данные о полученных доходах в период с начала года до даты увольнения;
справка о среднем заработке. Она может понадобиться, если сотрудник принял решение обратиться на трудовую биржу. Содержит в себе сведения за последние 3 месяца;
копия формы СПВ-2. Эта форма содержит в себе информацию о застрахованном стаже и используется для назначения пенсии. Необходима при выходе сотрудника на пенсию по возрасту, инвалидности и ряду иных причин;
копия кадровых приказов. Каждый сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, приказа о приеме или увольнении.

Для составления первичных документов можно использовать программу Класс365. В нее уже загружены все актуальные формы документов (КП, договора, счета, складские документы), а также вы можете добавить свои. Узнайте полный список преимуществ и пользуйтесь программой Класс365 прямо сейчас >>

Нередко экс-сотрудники теряют документы, но решают, что их попросту не выдали. Чтобы избежать необоснованных обвинений, рекомендуем завести журнал учета документации и отдавать оригиналы документов только под роспись.

Кроме возмещения материального ущерба сотрудника организации могут выписать штраф за несвоевременную выдачу трудовой книжки. В 2017 году его размер составляет (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

для организаций – от 30 000 руб. до 50 000 руб.;
для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
для должностных лиц организации – 1 000 до 5 000 руб. или предупреждение.

Если нарушение совершено повторно, то размер штрафа будет увеличен, а для должностных лиц возможна дисквалификация (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

для организаций – от 50 000 руб. до 70 000 руб.;
для индивидуальных предпринимателей – от 10 000 до 20 000 руб.;
для должностных лиц организации – 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от года до трех лет.

Актуально на 15 сентября 2021

Это выдача увольняющемуся сотруднику на руки в последний рабочий день полностью заполненного документа.
При этом вне зависимости от причины данного события, а их может быть много, необходимо выполнить передачу по всем правилам и своевременно.
Важно: не приемлемо манипулировать трудовой книгой и не выдавать ее до тех пор, пока не будут исполнены все пожелания начальства.
Законом предусмотрен точный день выдачи документа и его невозможно изменить или перенести.
Что делать, если не выдачи трудовую книжку при увольнении – узнайте тут:

Задержка трудовой книжки: накажут или обойдется?

При этом допустимо получить с работника расписку для избегания обвинений от него, что ему книжку выдали не вовремя или не выдали вообще, расписка пишется в произвольной форме с указанием основных сведений:

ФИО работника;
Паспортные данные;
Перечень передаваемых документов;
Указание на их получение и дата.

Важно: ни в коем случае нельзя ставить в самой книге какие-либо отметки о дне ее выдачи.

Использование помощи доверенного лица в данном деле далеко не редкая практика, так она может понадобиться по многим причинам, к примеру, болезнь увольняющегося, отъезд или просто нежелание появляться на прежнем месте работы и лицезреть бывшего начальника.

В таком случае доверенное лицо обязано представить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении, в ней должно быть указано:

ФИО доверителя;
ФИО доверенного лица;
Перечень допустимых с его стороны действий;
Печать и подпись нотариуса.

Бывают случаи, когда со стороны работника не следует никаких действий для того, чтобы забрать свои документы. При этом законодательством не наказываются подобные действия. Работодатель в данном случае имеет право выслать уволенному уведомление с приглашением получить документы.

После чего работник может также письменно затребовать у работодателя отсылку документов почтой, при получении заказного письма с документом он обязан сообщить на предприятие об этом благополучном событии.

Одним из основных этапов возврата книжки является своевременное ее вручение работнику, согласно закону таким своевременным вручением представляется выдача книжки в день увольнения.
Выдать трудовую после увольнения допустимо при наличии веских на то причин, только в таком случае законодательство допускает не выдачу книжки в установленные сроки.
Важно: недопустимо злоупотребление незнанием закона работниками и приостановка выдачи в связи с решением собственных интересов работодателя.

На протяжении трудовой деятельности сотрудник может столкнуться с немалым количеством нарушений со стороны организации, ущемляющих его права при увольнении. Это проявляется:

Необоснованным расторжением трудового соглашения.
Незаконностью оснований увольнения.
Несоблюдением сроков окончательного расчета.
Отсутствием приказа на увольнение.
Отказом в выдаче трудовой или задержкой получения документа.
Оплошностями в записях, или же занесением в трудовую недостоверной информации.

Работнику, которому умышленно не выдают трудовую своевременно, необходимо:

Возможные действия	Комментарий
Написать на имя работодателя требование о том, чтобы тот выдал ему документ	Отправить письмом с уведомлением. Это послужит существенным аргументом на суде
Обратиться в трудовую инспекцию с описанием действий работодателя	Целесообразно предпринять, когда: – работодатель игнорирует направленное ему требование; – сотрудник не имеет возможности обратиться к нанимателю с письменным заявлением
Написать жалобу в прокуратуру РФ
Отправиться с исковым заявлением в суд

Встречаются ситуации, когда работодатель не выдал работнику трудовую книжку своевременно по причинам:

Отсутствие увольняемого на рабочем месте;
Документально оформленный отказ от получения;
Отправленное организацией заказное письмо с уведомлением увольняемому явиться в отдел кадров для получения документов или возможности отправить их почтой.

В этих ситуациях ответственность работодателя не наступает, поскольку обстоятельства от него не зависели.

При обнаружении факта несвоевременной выдачи трудовой, работодателю придется понести материальные затраты. И неважно, какова причина невыполнения им требований законодательства. Штрафные санкции – вот то, что неизбежно последует за нарушением трудовых норм. Их размеры установлены Ст. 5.27 КоАП:

Размер штрафа, руб.
Юрлицо	ИП	Руководитель организации
30000-50000	1000-5000	1000-5000

Суммы перечисляются в государственную казну.

Важно! Должностное лицо организации, по вине которого произошло нарушение ТК, может отделаться предупреждением, если подобная ситуация имела место впервые.