16.09.2021

Какие документы давать сотруднику при увольнении в 2021 году

Автор: admin Банковское право Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы давать сотруднику при увольнении в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Документы при увольнении сотрудника

2. Полный список документов при увольнении

3. Какие справки выдать сотруднику при увольнении в 2021 году

3.1. Зачем нужна справка 182н

4. Полный список документов при увольнении работника

4.1. Структура документа

5. Увольнение: какие документы нужно выдать работнику

6. НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Документы при увольнении сотрудника

Документы, передаваемые сотруднику при увольнении, заполняются согласно утвержденным требованиям. Единственным исключением является расчетный лист, поскольку он формируется в произвольной форме, утвержденной локальной документацией компании.

В трудовую книжку нужно внести запись о том, по какому основанию уволен сотрудник – указать ссылку на ТК РФ. К примеру, при расторжении договора по инициативе сотрудника указывается п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Запись в трудовой книжке по поводу увольнения вносится по стандартной схеме:

гр. 1 – порядковый номер записи;
гр. 2 – дата расторжения трудового договора;
гр. 3 – причина увольнения со ссылкой на норму ТК РФ;
гр. 4 – дата и номер приказа об увольнении.

Внимание! Дата расторжения трудового договора – это последний день работы. Исключение – если сотрудник не работал, но за ним сохранялось его место работы (должность).

При увольнении сотрудника ему на руки нужно выдать выписку со сведениями по форме СТД-Р. Этот документ регламентирован Приказом Минтруда от 20.01.2020 г. № 234.

Документ выдается в день увольнения, но если увольняемый работник не может или не хочет его получать, нужно отправить сведения по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, когда работник не подает заявление о выборе формата ведения трудовой книжки или подает заявление на ведение бумажной трудовой, ему не нужно выдавать СТД-Р при расторжении трудового договора. В такой ситуации при увольнении нужно передать работнику трудовую книжку и окончательный расчет.

Этот отчет также нельзя копировать в полном виде, поскольку данные формируются в целом по всем сотрудникам. Нужно сделать выписку из документа, чтобы не нарушить законодательство по персональным сведениям и не получить штраф.

Выписку из СЗВ-СТАЖ оформляют увольняемому работнику за год, в т.ч. и за текущий (Письмо ПФР по г. Москве и Московской обл. от 03.04.2018 г. № В-4510-08/7361).

Для увольняемого сотрудника нужно подготовить копию только из разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам.

Если сотрудник уволен в текущем отчетном периоде, то его нужно указать в общем порядке в подразделе 1.1 и 1.2 приложения 1 к разделу 1, в приложении 2 к разд. 1 и в подразделе 3.1 и 3.2 раздела 3.

Если сотрудник уволен в предыдущем квартале, то его нужно указать в подразделе 3.1. Подраздел 3.2 по уволенному работнику заполнять не нужно. Выплаты по уволенному работнику нужно указать в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 по строкам «Всего начислено с начала расчетного периода».

Кроме того, если сотрудник уволен в предыдущем отчетном периоде, его нужно включить в общее количество застрахованных лиц в приложениях 1 и 2 к разделу 1 расчета по страховым взносам.

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):

Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.

Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».

Полный список документов при увольнении

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним отчёт сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Приём	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа
Увольнение
При иных мероприятиях	Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Сведения о страхователе

Регистрационный номер в ПФР

Номер работодателя, состоящий из 12-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование)

Название:

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

ИП:
адвоката;
нотариуса, занимающегося частной практикой;
главы крестьянского (фермерского) хозяйства.

ИНН

Должен соответствовать ИНН в карточке страхователя.

КПП

9-ти значный КПП, присвоенный по месту учета:

организации (если форму сдает головная компания);
обособленного подразделения (если форму сдает ОП).

Должен соответствовать КПП в карточке страхователя.

Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь

Это раздел для правопреемников работодателей, снятых с учёта. Его заполняют, когда нужно представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее подавал снятый с учtта работодатель.

Регистрационный номер в ПФР

Номер работодателя, состоящий из 12-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование)

Название:

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

ИП:
адвоката;
нотариуса, занимающегося частной практикой;
главы крестьянского (фермерского) хозяйства.

ИНН

Должен соответствовать ИНН в карточке страхователя.

КПП

9-ти значный КПП, присвоенный по месту учета:

организации (если форму сдает головная компания);
обособленного подразделения (если форму сдает ОП).

Должен соответствовать КПП в карточке страхователя.

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Фамилия (обязательно для заполнения)

Указываются на русском языке в именительном падеже. Сокращение и замена инициалами не допускается.

Имя (обязательно для заполнения)

Отчество (при наличии)

Дата рождения

День, месяц и год рождения. Год обозначается целым числом, состоящим из 4-х цифр.

СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица, состоящий из 11-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХХХ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки

или

Подано заявление о представлении сведений о трудовом стаже

Заполняется тем работодателем, кому подано соответствующее заявление.
В поле «Дата подачи» ставится дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 17.02.2020).
В поле «Признак отмены» ставится знак «Х», заполняется только при отмене ранее представленных сведений.

Сведения об отчетном периоде

В новом формате не нужно указывать период, за который подается отчет

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

1. № п/п

Порядковый номер кадрового мероприятия в рамках данной формы СЗВ-ТД.

2. Дата (месяц, число, год) приема, перевода, увольнения

Дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

3. Сведения о приеме, переводе, увольнении

Следующие значения:
ПРИЕМ — при приеме на работу (службу);
ПЕРЕВОД — при переводе на другую работу;
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ — изменение наименования страхователя (т.е. работодателя);
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) — при установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
УВОЛЬНЕНИЕ — при увольнении с работы;
ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) — при наличии решения суда о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

4. Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера

Заполняется только на зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера/работу в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Указывается один из следующих кодов:

РКС — работа в районах Крайнего Севера;
МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Какие справки выдать сотруднику при увольнении в 2021 году

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
вторая строка — с правильными данными.

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

за нарушение сроков представления отчётности
за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

Первичное нарушение
Организация	от 30 000 до 50 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 1 000 до 5 000 руб.
Должностные лица	от 1 000 до 5 000 руб.
Повторное нарушение
Организация	от 50 000 до 70 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 10 000 до 20 000 руб.
Должностные лица	от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Увольнение любого работника происходит только после подписания руководителем предприятия соответствующего приказа. На основании него специалист бухгалтерии высчитывает расчетные выплаты, а сотрудник отдела кадров готовит пакет необходимых документов. В число последних входит оригинал трудовой книжки (в том числе и вкладыш) и подготовленные бухгалтером справка 2-НДФЛ и справка по форме 182н.

Работодатель может выдать работнику справку либо в последний день его работы на предприятии (без предварительного заявления со стороны подчиненного), либо, при наличии заявления, не позже, чем через три дня с того момента, как письменная просьба работника будет зарегистрирована во внутренних документах компании.

При этом то, когда именно человек ушел из организации, роли не играет – работодатель обязан выдать справку, даже если с момента увольнения прошел не один год.

Работодатель не имеет права отказывать увольняющемуся работнику в получении справки 182н, если от него поступило соответствующее заявление. В случае нарушения этой нормы закона, бывший сотрудник предприятия вправе обратиться за установлением справедливости в трудовую инспекцию или суд.

Зачем нужна справка 182н

Справка дает информацию о том доходе, который получил работник за последние два года работы (или меньше, если он проработал на предприятии меньший период). Эти данные нужны для дальнейшего начисления человеку различных социальных льгот и пособий, гарантированных государством, таких как:

компенсация лицам, находящимся на больничном листе;
беременным и родившим женщинам;
тем гражданам, кто осуществляет уход за детьми до достижения ими полуторалетнего возраста.

Полный список документов при увольнении работника

Данный документ обычно формирует специалист отдела бухгалтерии предприятия-работодателя, т.е. тот сотрудник, у которого имеется доступ к информации о заработной плате увольняющегося работника. Бланк формируется на основании бухгалтерских данных и отчетности страхователя.

После составления справку в обязательном порядке должны подписать директор организации и главный бухгалтер.

Их подписи будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ данные актуальны и достоверны.

Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).

Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:

СДЗ = ОЗ : КОД – ДИП

где: СДЗ – среднедневная зарплата,
ОЗ – общая зарплата (за два года);
КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года);
ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.

Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.

Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).

Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).

Справка обычно делается в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.

Ошибки, неточности и помарки в документе недопустимы. При наличии таковых, не стоит заниматься их исправлением, лучше заполнить, завизировать и выдать работнику новый документ, в котором всё будет написано верно и без ошибок.

Структура документа

Бланк формы 182н состоит из нескольких разделов.

В первый включаются сведения об организации, выдавшей справку,
во второй – информация о работнике, для которого она предназначена,
в третьем разделе справки отражаются данные о заработной плате за два последних года, с которой в ПФР и ФСС шли страховые отчисления,
в четвертом — о тех периодах, за которые выплаты во внебюджетные фонды не производились (например, во время нахождения на больничном).

Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020г. N 23н. В ней отражается информация о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. Можно считать СТД-Р выпиской из электронной трудовой книжки.

Если сотрудник не отказался от трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель не обязан предоставлять СТД-Р (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020г. N 14-2/ООГ-8465). Сведения о трудовой деятельности выдаются в печатном экземпляре, заверенные подписью руководителя и печатью организации, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 66.1 ТК РФ).

По письменному заявлению работника должны быть предоставлены копии документов, связанных с работой:

- заверенная копия приказа о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
- справка о доходах и суммах НДФЛ по форме 2-НДФЛ;
- справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для определения размера пособия по безработице *(3).

Данный перечень является открытым, поэтому работник имеет право потребовать копии приказа о приеме на работу, приказа о переводах, выписку из трудовой книжки, копию трудового договора и т.д. (ст. 62 ТК РФ).

Все документы, как обязательные к выдаче, так и указанные в заявлении работника, должны быть предоставлены в день увольнения. Если запрос на выдачу документов поступил в день увольнения или позже, предоставить их нужно в течение 3 дней (ст. 63 ТК РФ).

Иногда работник не может получить документы лично. В этом случае работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документами или отправить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (ч. 6 ст. 84.1 ТК). Со дня направления уведомления или письма организация не несет ответственность за задержку выдачи документов сотруднику.

Вне зависимости от того, что стало основанием для завершения трудового договора, руководству в любом случае придется соблюсти весь протокол увольнения:

грамотно оформить кадровые приказы;
отдать полагающиеся выплаты;
отправить сведения в соответствующие инстанции;
выдать все необходимые работнику справки.

Увольнение: какие документы нужно выдать работнику

Во-первых, необходимо произвести расчет. Заработанные средства выплачиваются в полном объеме. Далее вручается трудовая книжка или ее электронная версия.

Кадровик или бухгалтер оформляют справку о размере заработной платы и иных выплат, полученных в период трудовой деятельности. Документ оформляется в соответствии с формой 182н.

Если сотрудник обратился с просьбой об оформлении иных документов, то отказ будет безосновательным. Ознакомиться с полным перечнем такой документации можно на страницах Трудового кодекса ст.80, ч.5.

Дополнительные действия должны быть проведены при увольнении сотрудника, который платит алименты. Об увольнении данного гражданина должны быть проинформированы судебный пристав и лицо, которое получает алименты.

Подобное извещение составляется в свободной форме. Оно подразумевает изложение факта увольнения. По возможности сообщается наименование организации, куда перешел алиментщик. Помимо этого, упоминается место прописки уволенного работника.

Ошибочно полагать, что увольнение может стать поводом для отмены выплат. Каждый отработанный день оплачивается согласно ставке. Не станет исключением и заключительный рабочий день. Не стоит упускать из виду и компенсацию за неиспользованные отпускные дни.

Существует ряд иных выплат, которые зависят от варианта расторжения трудового договора. В качестве примера можно привести факт увольнения по взаимному согласию сторон. Это станет поводом для начисления компенсации. Порадует тот факт, что данная сумма не облагается НДФЛ, поэтому на руки она поступит в полном объеме.

Теперь стоит рассмотреть вопрос о перечне документов при прекращении трудового договора, который может расторгаться по разным причинам:

Желание работника.
Обоюдное согласие сторон.
По воле работодателя.

Заявление предстоит составить только в первом случае. Относительно второго варианта требуется оформление соглашения к трудовому договору.

Однако ни одно увольнение в 2021 не может обойтись без оформления соответствующего приказа. Помимо этого, руководителю или кадровику предстоит заполнить личную карточку. Также в любом случае должна быть сделана отметка в трудовой книжке.

Все зависит от причин расторжения трудового договора. Этот список выглядит таким образом:

заявление,
приказ,
соглашение к трудовому договору,
отчет СЗВ-ТД,
трудовая книжка,
личная карточка.

Иногда написание заявления не носит обязательный характер. Но еще чаше – нет необходимости оформлять соглашение к трудовому договору.

Помимо обозначенных выше документов необходимо подготовить справку 2-НДФЛ, а также справку о среднем заработке для биржи труда (при необходимости).

Все выданные документы рекомендуется зафиксировать в описи, которая отправится в архив организации.

Несмотря на то что работник считается уволенным, он в любой момент может обратиться к бывшему работодателю за необходимыми справками. Положение не теряет актуальности, даже если эти справки выдавались уже ранее. Законодательство отводит на оформление запрошенных документов не более трех дней.

Нарушение данных положений может обернуться для работодателя наложением административной ответственности.

Перечень дополнительных справок выглядит следующим образом:

Справка с места работы. Как правило, она пригодится при оформлении визы. Форму бланка можно найти на официальном сайте визового центра. Допускается отображение сведений в произвольной форме на фирменном бланке. Верно составленный документ содержит: наименование компании и ее контактные сведения, а также должность, стаж и уровень дохода сотрудника.
Справка о среднем заработке. Потребуется в момент обращения в центр занятости, где будет высчитываться средний размер пособия по безработице. При оформлении предстоит рассчитать размер среднего заработка за три календарных месяца до факта увольнения.
Справка о том, что единовременное пособие при рождении ребенка не выплачивалось. Документ потребуется при оформлении материальной поддержки от государства за рождение ребенка или по уходу за ним.

НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

В этой форме зафиксирован объём денежных средств, которые были перечислены в ПФР в качестве обязательных взносов в период работы. Кроме того, по информации, содержащейся в ней, можно определить так называемы период страхового стажа гражданина. Это обязательный документ при увольнении и он выдаётся вне зависимости, запрашивал ли его сотрудник или нет.

Справка 2-НДФЛ выдаётся работникам с 2018 года по ново форме № ММВ-7-11/566@. Форма заполняется по доходам, выплачиваемых сотруднику, начиная с 1 января по дату увольнения, включая и день расчёта.

Если ему было выплачено выходное пособие, не требующее перечислений НДФЛ, то в справке данное пособие не отражается. При этом, часть пособия, с которой был выплачен налог отмечается кодом дохода 2014, а компенсация (если таковая есть) за неиспользованные отпускные дни – кодом 2013. Но, в большинстве случаев, эта информация нужна только работодателям, а работник должен просто получить справку.

Бланк №182н является документом, включающим информацию о заработной плате за 2 предшествующих года до увольнения, который необходим для подтверждения дохода сотрудника, на который начислялись обязательные страховые сборы.

В данной справке фиксируются также периоды, когда социальные взносы не были сформированы. К примеру, когда гражданин находился в длительном отпуске, на больничном по беременности или же, ухаживая за ребёнком до трёхлетнего возраста.

Давайте рассмотрим несколько обязательных правил выдачи документов при увольнении, соблюдать которые обязаны кадровики каждого предприятия в 2021 году:

все документы предоставляются сотрудникам исключительно под их подпись;
кадровик не имеет права отказать работнику в выдаче какого-либо документа, если он не передал обходной лист в отдел кадров;
процедура передачи справок и форм должна длиться не более 3 суток;
в случае, если в установленный законодательством срок работник не является – все запрошенные им справки должны быть отправлены ему заказным письмом.

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный список документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:

ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»;
п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ;
ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.

Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.

Такие выдаются документы при увольнении:

трудовая книжка;
медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
расчетный листок о заработной плате.

Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.

Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:

2-НДФЛ;
копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
копии документов из личного дела;
справки о периоде работы на предприятии;
копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.

Основные сведения о занимаемой должности, дате приема и увольнения содержатся в трудовой книжке. Ответственными за ее ведение являются сотрудники отдела персонала или кадров. Заполнение осуществляется вручную, а это может привести к сложности с прочтением внесенных сведений. Некоторые записи могут вызывать сомнение, хотя внесены в точном соответствии с трудовым законодательством.

Чтобы избежать проблем при дальнейшем трудоустройстве сотрудник может запросить справку по месту работы при увольнении. Она должна подтвердить факт выполнения должностных обязанностей в определенный период времени. Указывается специальность и смена должностей, если она имела место.

Работодатель ее выдает, если документ требовался для осуществления трудовой деятельности. Она может потребоваться для трудоустройства по новому месту работы. Помимо административной ответственности за несвоевременную выдачу документов, сотрудник может подать иск в суд о возмещении материального ущерба.

Если медицинская книжка необходима в профессиональной деятельности, он может доказать, что это привело к невозможности трудоустроиться.

Справка о доходах при увольнении обязательно входит в список справок, выдаваемых при уходе сотрудника. Она требуется для расчета пособий и предоставления будущему работодателю. Справка используется для расчета декретных выплат, больничного и пособия по уходу за ребенком. Документ выдается в день увольнения. Если обращается бывший сотрудник, документ выдается максимум через 3 рабочих дня после подачи заявления. В нем указываются следующие данные:

об организации и работнике;
о выплатах работнику, на которые начислялись социальные взносы на год выдачи и 2 предыдущих;
количество исключенных из расчета дней – отпуска по уходу за ребенком, дней болезни и декретного отпуска.

Также выдается справка о доходе за последние 3 месяца, чтобы увольняющийся сотрудник могут встать на биржу труда. Работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней после поступления заявления, иначе применяются меры административного взыскания со стороны трудовой инспекции.