Порядок ведения личных дел работников школы 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения личных дел работников школы 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие документы:
Для педагогов:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
• копии аттестационных листов (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Для работников:

• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.

Работодатель оформляет:

• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах.

Работодатель знакомит:

• с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:

• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;

помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
— внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
— личный листок по учету кадров (приложения № 6);
— заявление о приеме на работу;
— приказ о приеме на работу;
— трудовой договор;
— договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
— характеристики и рекомендательные письма;
— согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в общеобразовательной организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:

• дополнение к личному листку по учету кадров;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
• отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной организации;
• копии документов о повышении квалификации;
• копии сертификатов, грамот;
• лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
• иные документы.

3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до директора общеобразовательной организации.

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной организации либо заместители директора при исполнении обязанностей директора общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора общеобразовательной организации по заявлению сотрудника организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится в приемной директора. В конце рабочего дня секретарь или специалист по кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.

6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам общеобразовательной организации. Эта процедура включает:

• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя (приложение № 8);
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного педагога и сотрудника общеобразовательной организации;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы.

6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
6.5. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет. Личные дела директора, главного бухгалтера общеобразовательной организации имеют постоянный срок хранения.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:

• сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.

8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники общеобразовательной организации имеют право:

• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.

8.2. Работодатель имеет право:

• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

• школа
• документы
• рекомендации
• закон
• законопроект

Работодатель с учетом специфики организационной деятельности образовательного учреждения разрабатывает и утверждает локальный нормативный акт – положение о личных делах работников школы. Этим актом регламентируется процедура ведения личных дел. Ответственным за нее назначается, как правило, сотрудник кадровой службы. Эта обязанность утверждается приказом директора или оговаривается должностной инструкцией.

Как правило, ведение личных дел работников школы осуществляется в следующем порядке:

1. Личное дело работника школы заведите после того, как трудовой договор подпишут обе стороны и будет издан приказ о зачислении нового сотрудника в штат.
2. Оформите титульный лист. На нем укажите номера фонда, описи и дела в соответствии с утвержденной в школе номенклатурой дел, а также заголовок, наименование образовательного учреждения, фамилию, имя и отчество педагога, даты открытия и завершения дела, срок его хранения.

Личное дело работника школы: как вести и хранить

Лицо, осуществляющее обработку персональных данных (далее – Обработчик) по поручению Оператора – ООО «Твои образовательные решения», ИНН 7720308722, ОГРН 1157746619656, 111399, г. Москва, ул. Мартеновская, д.5, помещение 1, ком. 2

Субъект персональных данных – Пользователь, прошедший регистрацию на Портале и предоставивший свои персональные данные в целях получения персонализированного ресурса и сервиса, а так же доступа к расширенному функционалу Портала.

Лицо, осуществляющее обработку персональных данных (далее – Обработчик) по поручению Оператора – ООО «Твои образовательные решения», ИНН 7720308722, ОГРН 1157746619656, 111399, г. Москва, ул. Мартеновская, д.5, помещение 1, ком. 2

Субъект персональных данных – Пользователь, прошедший регистрацию на Портале и предоставивший свои персональные данные в целях получения персонализированного ресурса и сервиса, а так же доступа к расширенному функционалу Портала.

Технические данные, передаваемые Сервису программным обеспечением Пользователя, а также иные данные, передаваемые Пользователем Сервису, будут доступны Администрации и могут использоваться последней по своему усмотрению незапрещенными законом способами, в том числе для таргетинга демонстрируемой Пользователю рекламы.

Информация из Профиля может быть доступна иным Пользователям Портала. Информация становится доступной при создании Пользователем Контента, оставлении комментариев, постановке оценок.

Пользователь вправе в любое время удалить и/или скорректировать Профиль, используя Личный кабинет.

При публикации комментариев и / или отзывов к любым материалам Портала, равно товарам в каталоге, Пользователям категорически запрещается использовать ненормативную лексику, призывать к национальной и религиозной розни, использовать высказывания экстремистского, националистического, расистского характера, порочащие и оскорбляющие достоинство других пользователей, видных общественно-политических деятелей, а также другие высказывания, нарушающие законодательство Российской Федерации.

Администрация Портала оставляет за собой право по своему собственному усмотрению удалять комментарии, нарушающие установленные запреты.

Пользователь может быть ограничен в возможности комментировать контент или оставлять отзывы если:

• не столько высказывает свое мнение, сколько пытается любым способом помешать другим свободно высказывать свою точку зрения;
• пытается увести дискуссию от той темы, которой она посвящена и которая обсуждается остальными пользователями.

Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Документы для личного дела работника и его формирование

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Личное дело — это ряд документов, содержащих сведения о сотруднике и его работе. Все эти бумаги принято подшивать в одну папку, правильно маркировать и хранить, как в архиве.

Работа по созданию, систематизации и хранению личных дел сотрудников, как правило, ложится на плечи кадровой службы.