Соглашение об электронном документообороте с ПФР

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Соглашение об электронном документообороте с ПФР». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Электронный документооборот — это уже известная система обмена данными. Ряд её положительных моментов:

• возможность отправки отчётной документации в удобный момент времени;
• учёт передаваемых документов;
• сохранность тайны переданных сведений;
• исправление ошибок в переданных сведениях без посещения органов ПФР;
• создание и ведение единого архива документооборота организации с ПФР в цифровом виде.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

• программное оборудование для ПК, поддерживающее создание отчётов в нужных форматах;
• ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства криптографической защиты информации (СКЗИ);
• услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
• выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

До обращения в территориальный офис ПФР требуется воспользоваться услугами удостоверяющего центра. Оформите заявку на сертификат ключа подписи руководителя организации и на получение других необходимых для использования цифровой подписи документов.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:

• Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
• Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
• Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Наиболее часто это возлагается на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.

Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по электронному документообороту подробнее.

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

• поданные документы содержат ошибки и неточности;
• удостоверяющий центр, с которым абонент заключил договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить ЭДО с помощью сервисов. «Астрал.ЭДО» — это удобный сервис для организации и ведения электронного оборота документами. Для связи с различными контрагентами не требуется установки дополнительного программного обеспечения. А для тех, кто использует программу «1С» будет удобнее подключиться к «1С-ЭДО». Сервис позволяет осуществлять обмен любыми файлами, вести архив электронной документации и подписывать документы различными квалифицированными сертификатами.

Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.

Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.

Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.

Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Важно:

1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

1. Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

• нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
• предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
• заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.

Для этого бюджетная организация должна представить:

1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

• заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
• соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

• наименование организации;
• ИНН, КПП;
• регистрационный номер в ПФР;
• данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
• юридический и фактический адрес;
• среднесписочная численность сотрудников.

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

• Авторизуйтесь в системе создания электронной отчетности, например, Контур.Экстерне.
• Откройте область, где указана регистрация в Пенсионном фонде.
• Заполните заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД).
• Обратитесь к руководителю организации, который подпишет заявление своей КЭП.
• Отправьте заявление в ПФР.

В системе для представления отчетности можно мониторить статус заявления.

Повторить процедуру по заполнению заявления понадобится при замене регистрационного номера организации или смене оператора.

Помимо заявления, в некоторых случаях в ПФР требуется подать дополнительные документы. Список их лучше уточнять у фонда.
Чаще всего это:

• соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом;
• доверенность на сотрудника, который будет заниматься подачей отчетности.

Необходимость соглашения на подключение к ЭДО ПФР зависит от конкретного региона. Поэтому список документов лучше уточнить у территориального Пенсионного фонда.

Последовательность действий будет такой:

1. Сначала подаете заявление.
2. При положительном ответе отправляете информацию о соглашении об ЭДО с ПФР.

Далее останется только получить подтверждение, и можно начинать обмен документами.

Рассмотрим преимущества дистанционной передачи документов:

• Отправить нужный документ можно в любое время и очень быстро.
• Все переданные цифровые экземпляры учитываются в системе и не теряются.
• Отправка происходит по защищенному соединению, что гарантирует конфиденциальность и сохранность.
• Не нужно обращаться в ПФР лично, чтобы исправить некорректное заполнение. Достаточно внести правки в цифровом формате.
• Сервис показывает только актуальные шаблоны документов, что поможет избежать ошибок.
• Сотрудники освобождают рабочее время для более сложных задач.
• Появляется электронный архив, где можно посмотреть историю взаимодействия с Пенсионным фондом.

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

• вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
• система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
• иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

• установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
• воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
• назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

Электронный документооборот с Пенсионным фондом – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов.

Такая программа облегчает труд специалиста отдела кадров, ведь ему не нужно постоянно заполнять одни и те же данные (название предприятия, ИНН/КПП, ФИО работников, коды фирмы и другие). Кроме этого, в программе электронной отчетности всегда располагаются актуальные формы документов.

Сдавать отчеты в ПФР в электронном виде можно только при помощи специальных программ электронного документооборота и отчетности, таких как «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», «СБиС++ Электронная отчетность» и другие.

Для подключения системы электронной отчетности необходимо обратиться в одну из организаций, предоставляющих подобные услуги. После этого, выбирается необходимый тариф в зависимости от применяемого режима налогообложения, количества ведомств, куда будет сдавать отчетность и количества предприятий (одна фирма или консолидированная группа).

В среднем стоимость минимального комплекта системы электронной отчетности равна примерно 5-6 тысячам рублей в год.

Для использования системы электронной отчетности на имя генерального директора оформляется электронная подпись, которой он заверяет все сданные отчеты. Причем не важно, кто в фирме является ответственным лицом за составление отчетности: бухгалтер или главный специалист отдела кадров. Отчетность в обязательном порядке подписывается генеральным директором.

В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.

К плюсам можно отнести:

1. быстроту отправки отчетов;
2. возможность исправления;
3. удобства предоставления отчета;
4. отсутствие бумажных архивов.

Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты. Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол. Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.

Но кроме «плюсов», есть и «минусы» электронного документооборота с Пенсионным фондом.

К отрицательным моментам можно отнести:

1. зависимость от доступа в интернет;
2. обязательность технического оборудования и программного обеспечения;
3. электронный формат.

В большинстве случаев все компании скажут, что вышеперечисленные негативные моменты минимальны. Но все же они присутствуют.

Итак, во-первых, предприятия, которые осуществляют электронный документооборот, полностью зависят от наличия интернета. Если вдруг в компании «забудут» своевременно оплатить доступ к сети, на линии будут проводиться технические или восстановительные работы, то направить отчет в ПФР не получится. Хотя в данном случае можно временно воспользоваться и мобильным интернетом. Но все же прямая зависимость от интернета – это явно отрицательный момент при использовании электронного документооборота с Пенсионным фондом.

Также нельзя не отметить и тот факт, что установить программу электронной отчетности на устаревшем программном обеспечении практически невозможно. Точнее саму программу установить можно (или войти в личный кабинет), но вот плагины могут не пропустить электронную подпись. То есть программное обеспечение будет периодически обновляться в соответствии с новым ГОСТами, и со временем придется покупать новый компьютер или новое дорогое программное обеспечение.

Ну и конечно же – документы существуют только в электронном виде. Сотрудник компании на свое усмотрение может распечатывать все отчеты и протоколы принятия, но это не обязательно. В настоящее время большинство документов перешли в формат электронных, но страх перед тем, что документы могут потеряться, например, из-за сбоя, никто не отменяет.

Так как российское законодательство пока разрешает некоторым компаниям направлять отчеты в ПФР на бумаге, то руководители могут выбирать, использовать электронный документооборот или нет. Но если у нас в стране введут обязанность, то независимо от желания и предубеждений, организациям все равно придется переходить на новый формат работы с Пенсионным фондом.

Для того чтобы сдавать отчетность в ПФР ведомство посещать совсем необязательно. Документы можно формировать в электронном виде, подписывая усиленной квалифицированной электронной подписью, и направлять по ТКС в ПФР. Поверьте, это — быстро, удобно и надежно. И риск ошибок снижен до минимума.
Сегодня обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде распространяется на работодателей с среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек. Однако Пенсионный фонд заинтересован перейти на информационный обмен в электронном виде со всеми организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от их численности.

Для того чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР страхователь, который уже пользуется услугами оператора ЭДО «Такском», должен оформить заявку в его Личном кабинете. Для этого нужно попасть в сервисе на вкладку «Управление услугами», затем перейти по ссылке «Подключение услуги «Обмен с территориальными органами ПФР» и подтвердить согласие с порядком подключения услуги. Далее следует заполнить форму заявки и кликнуть «Отправить».
Если реквизиты указаны в ней корректно, на абонентский ящик страхователя в течение рабочего дня придет подтверждение того, что заявка принята. В ином случае будет направлено уведомление с указанием причины её отклонения. И тогда подтверждение придет только после исправления неточностей.
Если предприниматель только подключается к ЭДО, сведения о направлении обмена с ПФР вносятся в регистрационную карту при первичном оформлении заказа на сайте.
После того как страхователь выбрал оператора ЭДО, он должен написать заявление об обмене электронными документами. Бланк этого документа можно скачать с сайта ведомства.
Заполненное на бумажном бланке заявление следует подписать и отнести в территориальное отделение ПФР. Если все данные в нем верны, специалисты ведомства дадут положительный ответ и будут готовы рассмотреть со страхователем «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС» Бланк этого документа можно скачать с сайта ПФР или получить у специалистов ведомства. Заполненное в двух экземплярах на бумаге Соглашение необходимо подписать и подать в территориальное отделение Пенсионного фонда. Обращаем внимание! Документ должен быть подписан в ПФР до оправки первого отчета.

Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:

• на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
• ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.

Новые правила сдачи отчетности в ПФР: полный обзор

С 2021 года бумажные трудовые книжки останутся только у тех работников, что заявят об этом в письменном виде до конца 2020 года. Формат СЗИ-ТД заменит привычную трудовую книжку. Работники смогут получать сведения о периодах трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД четырьмя способами: у работодателя, в ПФР, в центрах «Госуслуги» на сайте «Госуслуги».

1. Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
2. Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
   — Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах.
   — Заявление о подключении к электронному документообороту — в одном экземпляре.
3. Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.
4. Укажите дату и номер соглашения в Эльбе: Реквизиты → Сотрудники → Я зарегистрирован как работодатель → Реквизиты в ПФР → Изменить.

Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».

Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.

Сведения об операторе и СКЗИ:

— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.

— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.

В Эльбе выполните задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД электронно». По регламенту протокол должен прийти в течение двух дней, но, как правило, его отправляют почти сразу. После положительного ответа, вы сможете сдавать СЗВ-ТД. Это важный отчёт, потому что при приёме и увольнении сотрудника его подают не позже чем на следующий рабочий день.

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

• регистрационный номер в ПФР;
• регистрационный номер оператора электронного документооборота;
• наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
• Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
• сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
• контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
• ИНН;
• КПП;
• сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

9 июня 2020

В соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) Правление Пенсионного фонда Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета.

2. Признать утратившими силу порядок и условия направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11 января 2018 г. N 3п «Об утверждении формата, порядка и условий направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (зарегистрировано Минюстом России 5 февраля 2018 г., регистрационный N 49887).

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Правления ПФР Топилина М.А.

Председатель

М. Топилин

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 июня 2020 г.

Регистрационный № 58604

Приложение
Утвержден
постановлением Правления ПФР
от 11 марта 2020 г.
N 178п

1. Настоящий Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета определяет общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде (далее — представление индивидуальных сведений в электронном виде) и направлении в электронном виде страхователю документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) (далее — Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

2. Участниками информационного обмена при осуществлении электронного документооборота являются:

страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абзацем четвертым статьи 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, подпунктом 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2018, N 49, ст. 7497) (далее — Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ), статьей 2 Федерального закона от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 1943; 2014, N 30, ст. 4217) (далее — Страхователь);

Пенсионный фонд Российской Федерации;

операторы, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Пенсионным фондом Российской Федерации и страхователями (далее — Оператор).

3. Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в Пенсионный фонд Российской Федерации в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с использованием Личного кабинета страхователя на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — Кабинет страхователя), обеспечивающих возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

4. Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР Страхователи направляют заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР (далее — Заявление на подключение), которое содержит:

регистрационный номер Страхователя в ПФР;

регистрационный номер Оператора;

наименование Страхователя в ПФР (юридического лица), Оператора;

фамилию, имя, отчество (при наличии) Страхователя (физического лица);

сведения об адресе (месте нахождения) Оператора;

контактный телефон и адрес электронной почты Оператора;

страховой номер индивидуального лицевого счёта Страхователя;

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);

код причины постановки на учет (КПП);

сведения о представителе (в случае представления Страхователем индивидуальных сведений в электронном виде через представителя, осуществляющего свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 2013, N 19, ст. 2327), или уполномоченного распорядительным актом).

5. ПФР в течение двух рабочих дней после получения Заявления на подключение направляет Страхователю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении Заявления на подключение.

6. В случае если в Заявлении на подключение сведения о Страхователе внесены не полностью или содержат ошибки ПФР вправе отказать в удовлетворении Заявления на подключение.

7. В случае прекращения доверенности Страхователь направляет уведомление о прекращении полномочий представителя.

8. Для отключения Страхователя от системы электронного документооборота ПФР Страхователь направляет в ПФР заявление на отключение от системы электронного документооборота ПФР (далее — Заявление на отключение).

9. ПФР в течение двух рабочих дней после получения Заявления на отключение направляет Страхователю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении Заявления на отключение.

---

ПФР урегулировал вопросы электронного документооборота со страхователями при предоставлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета. Прописаны способы направления данных.

Утратил силу порядок направления в электронном виде плательщикам страховых взносов документов, используемых для привлечения страхователей к ответственности.

Как работает электронный документооборот с ПФР? Разбираем его плюсы и минусы

1.1. Абонент системы, Орган ПФР и их территориальные органы осуществляют обмен документами в электронном виде в Системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Ставропольского края (СЭД ПФР) в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
1.2. Стороны признают, что использование в СЭД ПФР средств криптографической защиты информации (СКЗИ) «Верба-OW», которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись (ЭЦП), достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон при условии выполнения Сторонами «Требований к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ», а также для подтверждения того, что:
— электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
— электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтвер-ждение целостности и подлинности документа);
— электронный документ юридически эквивалентен документу на бумажном носителе.
1.3. Для работы в СЭД ПФР стороны руководствуются действующим законодательством Российской Фе-дерации, нормативными актами ПФР.

2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность аппаратных, аппаратно-программных средств защиты информации от несанкционированного доступа (НСД) и СКЗИ, необходимых для подключения к СЭД ПФР.
2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в СЭД ПФР.
2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет Отдел по защите информации Органа ПФР на машинных носителях информации (МНИ) Абонента системы с соответствии с «Протоколом о взаимном доверии сторон при изготовлении и сертификации ключей» (Приложение 3).

3.1. Каждая Сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне в СЭД ПФР защищенные электронные документы. Форматы документов, порядок их подготовки, обработки и регламент документообо-рота определяются отдельными соглашениями Сторон.
3.2. Сторона, отправляющая электронный документ, обязана:
— провести проверку правильности оформления документа;
— при помощи СКЗИ произвести простановку ЭЦП на электронном документе и его шифрование с провер-кой правильности выполнения указанных функций.
3.3. Сторона, получившая электронный документ, обязана:
— направить отправителю уведомление о получении файла;
— произвести расшифрование и проверку ЭЦП лица, подписавшего документ;
— в случае успешного расшифрования и проверки ЭЦП провести проверку правильности оформления передающей стороной электронного документа.
Успешно расшифрованный электронный документ, с успешно проверенными электронными цифровыми подписями, необходимыми для данного типа электронного документа и оформленный надлежащим образом должен быть принят.
В случае отрицательных результатов проверок на любом этапе электронный документ не принимается, о чем уведомляется отправляющая сторона.

5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Стороны не несут ответственности за ущерб, возникший вследствие принятия электронных документов к исполнению со скомпрометированной ЭЦП, в случае получения информации о компрометации ЭЦП после принятия электронного документа к исполнению.
5.3. Стороны не несут ответственности за ущерб, возникший в результате:
— неправильного заполнения другой стороной электронных документов в СЭД ПФР;
— разглашения другой стороной системы паролей или доступности третьим лицам ключей шифрования и ЭЦП.
5.4. Стороны несут ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов открытых ключей ЭЦП и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.
5.5. Если одна из Сторон предъявляет другой Стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороны о получении такого документа, а другая Сторона не может представить архивную копию спорного электронного документа вследствие нарушения требований к хранению архива, которые оговоре-ны в пункте 4.2. настоящего Соглашения, виновной признается Сторона, не представившая архивную копию спорного документа.

Новое соглашение с ПФР

К настоящему Соглашению прилагаются и являются его неотъемлемой частью:
Приложение 1. Требования к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ, выданных ПФР.
Приложение 2. Порядок разрешения споров и конфликтных ситуаций, возникающих при ведении элек-тронного документооборота ПФР
Приложение 3. Протокол о взаимном доверии Сторон при изготовлении и сертификации ключей СКЗИ.

Государственное учреждение – Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю в лице Управляющего Попова В.С., и Управление Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю в лице руководителя Управления Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю – главного судебного пристава Ставропольского края Ткаченко Д.Г. подписывают настоящий Протокол в том, что в соответствии с требованиями № 1ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» Абонент системы электронного документооборота (СЭД) ПФР Управление Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю, как участник корпоративной информационной системы, делегирует право изготовления и сертификации ключей шифрования и ЭЦП Отделению ПФР по Ставропольскому краю в соответствии с «Требованиями к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ» для изготовления и сертификации ключей шифрования и ЭЦП.

Время создания документа: 15 июля 2011 01:57

Версия для печати

Стоит сразу обратить внимание на то, что диспансеризация проводится раз в три года в возрастные периоды, предусмотренные приказом Минздрава России от 26 октября 2017 года № 869н «Об утверждении порядка проведения диспансеризации определенных групп взрослого населения». Вероятнее всего, эта возможность стала одной из компенсаций государства повышения пенсионного возраста. И такая новая льгота не одна.

На региональном уровне были введены дополнительные льготы для работников предпенсионного возраста. Так, например, в Москве предусмотрены такие льготы, как бесплатный проезд на транспорте общего пользования, включая метрополитен. В рамках изменений пенсионного законодательства и гарантированных льгот сотрудникам предпенсионного возраста многие работодатели получили письма от ПФР.

В документах ведомство предлагает работодателям заключить соглашение об обмене документами в системе электронного документооборота. Чиновники в своем послании ссылаются на Закон «Об индивидуальном персонифицированном учете». У многих работодателей сразу возник вопрос: «А что будет, если мы не подпишем такое соглашение, да и зачем нам его подписывать?»

Для ответа стоит выяснить, обязательно ли заключать подобное соглашение с Фондом. Если необязательно, то и ответственность компании не грозит.

ПФР предлагает соглашение в том числе для удобства работодателей. Например, если сотрудник хочет взять дни на диспансеризацию, а работает всего месяц, то как компания может узнать, предоставлялась ли ему уже эта льгота? Отправлять сотрудника в ПФР? Это временные затраты сотрудника – нелогично, пока он будет сидеть в очереди в Фонде, работать он все равно не сможет, не проще ли тогда сразу выполнить его просьбой о получении медуслуги?

Но вернемся к соглашению, которое предлагает подписать Пенсионный фонд. Текст документа говорит о том, что основной задачей взаимодействия является представление работодателем документов, подтверждающих стаж работников, которые помогут своевременно и правильно назначить пенсию. Но в этом случае сразу стоит отметить очень важный момент. Приказом Минтруда России от 19 января 2016 года № 14н «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению» установлено, что основанием для назначения пенсии вляется личное обращение гражданина в ПФР с заявлением и необходимыми документами, в том числе через работодателя, по почте, через многофункциональный центр или в форме электронного документа.

Обратите внимание

ПФР предлагает cоглашение в том числе для удобства работодателей. Например, если сотрудник хочет взять дни на диспансеризацию, а работает всего месяц, то как компания может узнать, предоставлялась ли ему уже эта льгота? Отправлять сотрудника в ПФР?

То есть мы видим, что возможна подача документов на пенсию через компанию, но на это должно быть согласие самого работника. Примерный порядок организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Фонда со страхователем по представлению документов, необходимых для назначения пенсий работникам, указан в Информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 года № АД-25-26/19130, № 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией независимых профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам».

Как мы уже говорили выше, передача информации может быть осуществлена только с согласия работника и это однозначно прописано в информационном письме Фонда. При этом само согласие может быть дано только в письменном виде.

При наличии согласия компания обязана направить в ПФР списки работников, выходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 12 месяцев. Таким образом, если сотрудник изъявит желание подать документы в ПФР через работодателя, а последний в свою очередь не заключил соглашение, то ПФР может отказать компании в приеме документов.

Теперь становится понятно, что cоглашение, которое ПФР предлагает подписать компании, сводится к одному – упрощение взаимоотношений Фонда и работника. Связующим звеном здесь выступает работодатель. Соглашение упрощает жизнь работников предпенсионного возраста, а как это отразится на сотрудниках бухгалтерии? И вот здесь можно сделать вывод, что у бухгалтеров прибавится работы. Ведь возникнет новая обязанность – формирование и передача данных; И это еще не все, если будет допущена какая-то ошибка и в Фонд не попадет часть документов, то претензии стоит ждать уже от работников.

Обратите внимание: после подписания cоглашения организация будет нести ответственность в порядке, предусмотренном статьей 28 Закона «О страховых пенсиях».

Подключение к ЭДО ПФР, электронный документооборот с ПФР

• Территориальная избирательная комиссия
• МЧС
• ГО,ЧС и ОПБ
• Экономика
• Образование
• Туризм и отдых
• Культура
• Здравоохранение
• Сельское хозяйство
• Пенсионный фонд
• Налоговая инспекция
• Противодействие коррупции
• ТОС
• Прокуратура
• Малый бизнес
• Стратегия 2035
• Роспотребнадзор
• Документы территориального планирования и градостроительного зонирования
• Список граждан по бесплатному предоставлению земельных участков
• Всероссийская перепись населения 2020 года

В наше время все больше и больше информационные технологии входят в нашу жизнь. Уже никого не удивишь наличием компьютера, его возможностями и работники бухгалтерии и отдела кадров на предприятиях оценили преимущества ведения учета на магнитных носителях. Сейчас уже представление отчетности в пенсионный фонд по телекоммуникационным каналам связи через Интернет оценили и применяют 98 % всех страхователей нашего района. Представление отчетности страхователями со среднесписочной численностью более 25 человек, согласно новым законам, обязательно по каналам связи.

Какие же преимущества дает этот способ предоставления отчетности? Ничто не цениться так высоко как время, тем более рабочее время, а при передачи отчетности данным способом экономиться именно время бухгалтеров, затраченное на доставку отчетности в пенсионный фонд. Затем это и время руководителя, которому не нужно заверять каждый лист, представляемых документов, т.к. электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Но и конечно, отсутствие бумажных носителей отчетов, все можно хранить на магнитных носителях (дискетах, дисках, флешках, да и просто на жестком диске).

Услугами передачи сведений по каналам связи можно воспользоваться так же и через уполномоченного представителя (УП). При этом сертифицированные средства электронной подписи и необходимое программное обеспечение не приобретается. Если Вы решили воспользоваться услугами УП, то

1. Страхователь получает письменное Согласие всех лиц, работающих у него, на передачу и обработку своих персональных данных уполномоченному представителю согласно Закону № 152-ФЗ. Согласия ЗЛ хранятся у страхователя.

Оформляет для подключения к электронному документообороту с ПФР:

* заявление страхователя о подключении к электронному документообороту с

ПФР.

* Доверенность на подписание документов уполномоченным представителем

посредством ЭП. Доверенность заверяется подписью и печатью.

* Страхователь представляет заявление и доверенность уполномоченному

представителю.

* Заключает договор поручения с уполномоченным представителем о совершении

действий по обработке и передаче документов.

2. Уполномоченный представитель:

* Заключает Соглашение об электронном документообороте с ПФР в 2-х

экземплярах.

* Не позднее 5 рабочих дней до начала отчетного периода (отчетный период – период, за который страхователь представляет в территориальный орган фонда, в котором он зарегистрирован в качестве страхователя, сведения о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета) представляет в филиал копии доверенностей и заявлений страхователей, которые сопровождаются списком в электронном и бумажном виде.

* При изменении перечня страхователей уполномоченный представитель представляет в филиал дополнение к списку страхователей по аналогичной форме не позднее 5 рабочих дней.

* Производит все необходимые процедуры для передачи отчетности в филиал по каналам связи, при этом подписывает своей ЭП документы всех страхователей, интересы которых он представляет.

При переводе документов на бумажном носителе в электронный вид делает запись в «Журнале приема документов на бумажных носителях.

Необходимые формы документов прилагаем:

СОГЛАСИЕ

НА ПЕРЕДАЧУ И ОБРАБОТКУ СВОИХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, ________________________________________________________________,

проживающий (-ая) по адресу: ______________________________________________,

паспорт________________ выдан ____________________________________, работающий(-ая) по трудовому договору у ________________________________________________________________________,

наименование организации

даю согласие моему работодателю на обработку и передачу своих персональных данных, содержащихся в отчетности, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N152-ФЗ «О персональных данных», Трудовым кодексом Российской Федерации, в целях реализации Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» для составления индивидуальных сведений о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и данных о трудовом страже по утвержденным действующим законодательством формам для представления отчетности в органы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

• СЗВ-М;
• СЗВ-стаж;

Важно! Ранее юридические лица подавали также обязательную форму РСВ-1, в которой был отражен расчет перечисленных страховых взносов. Однако в 2020 году страховые взносы на пенсионное обеспечение администрируются налоговыми органами, в связи с чем необходимость подачи данного отчета отпала.

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте. Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Полезно также почитать: Электронные услуги ПФР

На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.

1. В связи с принятием Постановления Правления ПФР №178п от 11.03.2020 меняется Порядок подключения к электронному документообороту с ПФР:
   • Необходимо отправить заявление по форме ЗПЭД.
   • После полученного положительного протокола на Заявление нужно направить Регистрационную информацию в ПФР с указанием номер соглашения: «б/н» и фиктивной датой соглашения.

Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*

* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.

• После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.

При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.

Похожие записи:

• Возраст наступления административной ответственности
• Увольнение по статье пьянство на работе что за статья
• Коснется амнистия по ст 228 1 в 2021 году