Что должен передать главный бухгалтер при увольнении по акту
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должен передать главный бухгалтер при увольнении по акту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.
В приказе указывают:
- причину проведения приема-передачи дел — увольнение главного бухгалтера;
- сроки проведения;
- период, за который передаются дела;
- лицо, ответственное за передачу дел — фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера;
- лицо, ответственное за прием дел — ФИО нового главбуха;
- состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. При создании комиссии ответственен за организацию и проведение передачи дел председатель комиссии.
Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств (проверяют правильность ведения учета и отраженных остатков по счетам):
- товаров,
- материалов,
- основных средств,
- кассы,
- расчетов с дебиторами и кредиторами.
Результаты инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи.
Вступая в должность новый главбух проверяет состояние учета и отчетности. А также наличие документов, таких как:
- учредительные и регистрационные документы;
- учетная политика;
- первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями, прочими контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры и т.п.);
- регистры бухгалтерского и налогового учета;
- бухгалтерские справки;
- бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
- акты сверок с налоговыми органами;
- акты налоговых органов по результатам проверок;
- инвентаризационные описи;
- кассовые документы, выписки банков;
- кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
- должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
- список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись.
Важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, проверить бухгалтерскую отчетность на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета. Проверить правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Проверить все первичные документы новому бухгалтеру нереально, но провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете следует.
Главный бухгалтер должен получить следующие документы:
-
Документы, связанные с работой: что можно и нельзя выдать работнику
2,3 тыс. 0
На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.
Скачать бланк отзыва доверенности
Скачать уведомление об отзыве доверенности
Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:
- халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
- допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
- утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
- несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.
Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.
В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.
О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной
Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.
Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.
Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.
Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:
- провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
- войти в курс дела;
- точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.
Главный бухгалтер должен получить следующие документы.
Учредительные и регистрационные бумаги:
- устав, учредительный договор;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о регистрации;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:
- учетная политика;
- политика по налоговому учету;
- план счетов;
- должностные инструкции работников бухгалтерии.
Регистры бухгалтерского и налогового учета:
- оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
- регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:
- бухгалтерская отчетность;
- декларации и расчеты по всем налогам;
- книги покупок и продаж;
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Документы по инвентаризации:
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационные и сличительные описи.
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:
- акты налоговых проверок;
- акты сверок с инспекторами.
Документы по учету основных средств:
- приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
- акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
- инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
- акты на списание основных средств.
Документы по учету товарно-материальных ценностей:
- карточки учета материалов;
- приходные ордера по форме № М-4;
- требования – накладные по форме № М-11.
Документы по учету денежных средств:
- кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
- платежные поручения;
- выписки банков по расчетным счетам;
- журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.
Документы по учету труда и заработной платы:
- трудовые договоры;
- приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
- штатное расписание;
- табели учета рабочего времени;
- расчетно-платежные ведомости.
Документы по расчетам с подотчетными лицами:
- авансовые отчеты.
Документы по учету расчетов контрагентами:
- договоры с поставщиками и покупателями;
- акты сверок с дебиторами и кредиторами;
- товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
Прочие бумаги:
- первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
- бухгалтерские справки;
- путевые листы;
- бланки строгой отчетности;
- доверенности и другие бумаги.
Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.
ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.
Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».
ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.
Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера
В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:
- у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
- собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
- главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.
Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.
Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:
- учет финансов, кассы;
- госплатежи;
- итог инвентаризации;
- обязательства перед контрагентами.
Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.
Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:
- балансовые и кассовые отчеты;
- документы структурных подразделений;
- банковские бумаги;
- архивные документы со сроком до 5 лет;
- ключ от сейфа, печать.
По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.
Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.
Расторжение договора проходит на общих основаниях:
- по собственному желанию;
- инициативе руководства;
- причинам, сопряженным с материальной ответственностью.
Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:
- объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
- субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.
Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.
Передача дел новому главному бухгалтеру
В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:
- статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
- сроки проверки, передачи дел;
- члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
- сведения о принимающей дела стороне;
- подписи сторон и печать.
Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.
Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.
Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:
- учредительные и регистрационные документы;
- данные об учетной политике компании;
- первичную документацию;
- отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- акты сверок с налоговыми органами;
- описи по факту инвентаризаций;
- кассовые документы и выписки о банковских операциях;
- документы, касающиеся кадрового состава;
- должностные инструкции рядовых бухгалтеров.
Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи. После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.
Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.
В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:
- ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
- дата передачи обязанностей;
- дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
- названия и количество переданных документов;
- серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
- сведения об утерянных документах;
- ошибки, выявленные проверкой;
- количество переданных печатей, штампов;
- последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.
Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:
- об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
- учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
- учете основных средств и нематериальных активов;
- учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
- расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
- бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
- хранении и уничтожении документов.
Передача дел при смене главного бухгалтера: пошаговая инструкция
Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.
Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.
- Особенности увольнения главного бухгалтера
- Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера
- Алгоритм увольнения
- Передача дел
- Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец
В отличие от обычного бухгалтера в должностные обязанности главбуха входит подготовка отчетности, а иногда и ее подписание. Несмотря на это, он наравне с обычными работниками может и должен увольняться на общих основаниях, если речь идет о его лично инициативе. Согласно предписаниям ТК РФ, увольнение допустимо в том случае, если работник обратился с заявлением на имя генерального директора за 2 недели до предполагаемого ухода. После составления необходимой бумаги некоторые наши коллеги принимают активное участие в поиске своего «преемника» — ТК РФ это не воспрещает. При этом обязанность «передать дела» за главбухом закреплена на законодательном уровне. В частности, за эти две недели необходимо провести инвентаризацию, ознакомить нового сотрудника с имеющейся документацией, ввести в курс происходящих в компании событий, дать соответствующие рекомендации по работе с клиентами компании (часто на главбухов возложена обязанность вести диалог с контрагентами). Только после выполнения всех перечисленных действий он может покинуть свою должность по собственному желанию. В том случае, если в данный период главный бухгалтер станет халатно относиться к своим должностным обязанностям, генеральный директор имеет право его уволить уже «по статье», а таких оснований, как выяснилось, в трудовом законодательстве более, чем предостаточно.
Увольнение главного бухгалтера может принять менее «добровольный» характер, когда дело заходит о систематических нарушениях дисциплины, а также целого перечня прочих деяний, направленных на причинение вреда компании. В качестве примера приведем некоторые из них:
-
Регулярные опоздания на работу могут быть расценены в качестве нарушения дисциплины, а значит и внутреннего распорядка, установленного в компании;
-
Ошибки в отчетности, допущенные главным бухгалтером лично или же его подчиненными, что в дальнейшем повлекло наложение существенных штрафов на организацию;
-
Утеря первичных документов и безответственное отношение к их восстановлению. В его ведении находится хранение этих и многих других бумаг;
-
Осуществление мошеннических схем, связанных с перечислением денежных средств компании фирмам «однодневкам», ненадежным контрагентам без ведома директора;
-
Визирование счетов без ведома руководителя при отсутствии права подписи.
Этот список можно продолжать еще долго. Важно понимать, что главный бухгалтер ведает обо всех делах организации. Плюс он имеет полное представление о ее хозяйственной деятельности. Любой поступок, ставший причиной материального ущерба, в конечном итоге может обернуться для главного бухгалтера печально. К сожалению, при приеме на работу любого работника невозможно на все 100% знать наверняка, чем сотрудничество с ним может обернуться. Здесь только по Станиславскому: «верю» или «не верю».
Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел
К тому моменту, когда главный бухгалтер готовится уйти с занимаемой должности, директору важно найти человека, способного эту должность занимать. Делать это тогда, когда главбух уже ушел – крайне не рекомендуется, если есть объективная возможность найти специалиста заранее. Не имея в штате нового работника, старый главный бухгалтер не сможет передать ему дела, а тому, в свою очередь, придется самостоятельно разбираться с текущей документацией. Такое положение дел чревато совершением досадный ошибок в работе, в которых новый главный бухгалтер, скорее всего, не будет виноват, т.к. его никто не готовил. Сколько мы слышали от наших коллег историй, когда новому главбуху приходилось работать по 11-12 часов в сутки в течение нескольких месяцев только для того, чтобы разобраться со всеми бумагами. Рекомендуем директорам быть гуманнее в этом вопросе и не создавать дополнительных проблем.
Более того, здесь важно отметить, что вступающий в должность сотрудник имеет полное право требовать от старого главного бухгалтера предоставление документов из предыдущих отчетных периодов, с целью проверить их на ошибки. За ним также закреплено право сообщить о допущенных недочетах своему непосредственному руководителю – генеральному директору.
Резюмируя вышесказанное, хочется отметить, что увольнение главного бухгалтера должно стать для директора своеобразным двухнедельным марафоном, при котором каждая деталь должна быть важна. В течение этого периода необходимо максимально пристально следить за работой своего главного бухгалтера, что в дальнейшем позволит обеспечить хорошую базу для «новичка», а также выявить проблемы, которые мог ли бы причинить ущерб компании в дальнейшем. То, на что раньше директор мог «закрыть глаза», должно теперь стать объектом пристального внимания. Главное, не переборщить: если главного бухгалтера директор увольняет сам, то, пожалуй, не стоит доводить контроль до состояния тотального надзора. Тогда главбух уж точно не пожалеет, что покидает данную организацию.
Удачи, дорогие коллеги! Желаем вам увольняться только собственному желанию и только тогда, когда в этом есть существенная потребность.
Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.
Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.
В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.
- Учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства о регистрации и о постановке на учёт).
- Учётную политику и приложения к ней.
- Отчетность (баланс, декларации, книги покупок и продаж, отчетность в фонды, статистическая отчетность).
- Инвентаризационные описи.
- Переписку с контролирующими органами, акты сверки по налогам и взносам, требования и результаты проверок.
- Должностные инструкции работников бухгалтерии.
- Договоры с поставщиками, покупателями, работниками, банками, учредителями и т.п.
- Документы по зарплате и кадрам (штатное расписание, табели и т.п.).
- Кассовые и банковские документы.
- Акты сверки с дебиторами и кредиторами.
- Первичные документы.
- Доверенности.
- Доступ к учётной бухгалтерской программе или базу.
- Пароли и ключи электронной подписи для интернет-банка, если директор дает к нему доступ.
- Оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учёта.
Скачать образец акта приёма-передачи документов главного бухгалтера
Передача дел при увольнении бухгалтера
Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.
Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.
Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.
Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.
Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.
Неверное сальдо по денежным счетам (банк, касса) также стоит исправить. Следует восстановить недостающую первичку хотя бы за последние три года.
Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал.
Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме. Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.
Если нового сотрудника на столь ответственную освобождающуюся должность еще не нашли, то понятно желание руководителя как можно на более долгий срок задержать нынешнего главного бухгалтера на работе. Особенно если он всегда хорошо справлялся со своими обязанностями. Но отказать в увольнении работодатель не может.
Поэтому если вы допускаете, что руководство будет против вашего ухода, то первым делом постарайтесь сделать так, чтобы ваше заявление на увольнение было официально зарегистрировано. В крупных компаниях обычно с этим проблем не возникает. А вот в небольших компаниях они возможны. Подготовьте 2 экземпляра заявления и пусть на одном из них специалист отдела кадров или канцелярии укажет дату его получения. Заявление подтвердит, с какой даты должен исчисляться срок 14-дневной отработки.
В указанные 2 недели ведите бухгалтерию как обычно, подписывайте банковские, расчетные и прочие документы. Подготовьте промежуточную бухотчетность на последнюю перед подачей заявления отчетную дату, сформируйте дела с уставными документами, первичкой, бухгалтерскими регистрами и т.д. То есть по возможности подготовьтесь к передаче дел.
Если за 14 дней новый работник так и не появится, то по согласованию с руководителем передать дела можно либо заместителю главного бухгалтера, либо рядовому бухгалтеру, который временно будет исполнять обязанности главного бухгалтера. Если такой вариант невозможен, предложите начальству заключить договор на ведение бухучета с компанией, оказывающей такие услуги.
В последний день работы вам должны будут выплатить заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты, если они предусмотрены. А также выдать трудовую книжку. Если этого не произошло, то вы вправе обратиться в трудинспекцию. Поскольку ваши права уже нарушены.
Сначала имеет смысл поговорить об этом с руководителем. Возможно, он поймет ваш серьезный настрой и рассчитается с вами. А возможно, вам удастся выторговать себе дополнительный бонус и вы перепишете свое заявление. К примеру, оно может превратиться в заявление на увольнение по соглашению сторон, предполагающее дополнительные выплаты.
Если переговоры не помогли, и у вас явно конфликт с работодателем, то, скорее всего, передать дела руководителю и оформить акт приема-передачи дел и документов не удастся. Но в такой ситуации уже не до того. Тогда пишите заявление в трудинспецию, а на старую работу, откуда вас не хотят увольнять по-хорошему, больше не выходите. На новом месте работы в крайнем случае вам заведут новую трудовую книжку. А старую, как и положенную зарплату, с бывшего работодателя придется взыскивать, видимо, уже через суд.
Учитывая тот факт, что главный бухгалтер является одним из первых по значимости лиц в организации, его увольнение может доставить немало проблем руководству. Прежде всего, это связано с поиском нового работника на вакантное место и с передачей дел.
Однако, если сотрудник фирмы, занимающий должность главного бухгалтера, решил уволиться по собственному желанию, организация должна предпринять те же действия, что и при расторжении трудовых договоров прочих работников. Основанием для увольнения в этом случае служит заявление главного бухгалтера. После чего он должен отработать двухнедельный срок, пока организация ищет ему замену.
Факт расторжения трудового договора подтверждается изданным приказом, с которым главного бухгалтера знакомят под расписку. Увольняемому работнику выдают трудовую книжку, а также справки 2-НДФЛ и о заработке.
Окончательный расчет необходимо произвести в соответствии с положениями ст. 140 ТК РФ — в день увольнения либо при предъявлении требования о расчете, если в день увольнения сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Выплачивается ему и компенсация за неиспользованный отпуск. Если же отпуск был отгулян заранее, выплаченную ранее сумму после перерасчета удерживают в пределах 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).
Прочую информацию о действиях работодателя в рассматриваемой ситуации см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпусков подлежит возврату».
Но всегда ли увольнение главбуха осуществляется по его желанию? Законом предусмотрено также и вынужденное увольнение главного бухгалтера при наличии следующих обстоятельств:
- смена собственника предприятия (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
- принятие главным бухгалтером решения, в результате которого организации был причинен ущерб (п. 9 ст. 81 ТК РФ).
В первом случае увольнение возможно, если произошла полная смена собственника имущества, например, при передаче учреждения в государственную или муниципальную собственность, а также при приватизации. Решение об увольнении должно быть принято не позднее 3-месячного срока после вступления в права нового владельца. По истечении этого периода уволить главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ уже нельзя. Также новый собственник вправе принять решение о сохранении руководящей должности за уже работающим лицом.
Если всё же будет решено уволить действующего главного бухгалтера в соответствии с п. 4 ст. 81 ТК РФ, необходимо уведомить его об этом письменно заранее. Помимо компенсации за неиспользованный отпуск собственник обязан выплатить и компенсацию в размере не ниже среднего 3-месячного заработка увольняемого лица за счет собственных средств (ст. 181 ТК РФ).
О том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, положенную при увольнении, см. в материале «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».
Что касается увольнения на основании п. 9 ст. 81 ТК РФ, то оно обязательно должно быть обоснованным. То есть руководителю следует быть готовым представить неопровержимые доказательства о неверно принятом главбухом решении, повлекшим за собой ущерб для предприятия.
Как правило, главный бухгалтер — это второй по значимости человек в организации после руководителя. Во многом финансовое благополучие фирмы зависит именно от его действий, знаний и опыта в сфере ведения учета. Увольнение лица, занимающего эту должность, сопряжено с некоторыми трудностями, которые включают в себя поиски нового компетентного сотрудника, проверку текущего положения фирмы и передачу полномочий. В то же время главный бухгалтер несет бремя более высокой ответственности перед руководством за свою работу.
Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.
Расторжение договора проходит на общих основаниях:
- по собственному желанию;
- инициативе руководства;
- причинам, сопряженным с материальной ответственностью.
Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:
- объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
- субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.
Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.
В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:
- статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
- сроки проверки, передачи дел;
- члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
- сведения о принимающей дела стороне;
- подписи сторон и печать.
Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.
Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:
- учредительные и регистрационные документы;
- данные об учетной политике компании;
- первичную документацию;
- отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- акты сверок с налоговыми органами;
- описи по факту инвентаризаций;
- кассовые документы и выписки о банковских операциях;
- документы, касающиеся кадрового состава;
- должностные инструкции рядовых бухгалтеров.
Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи.
После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года.
Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.
Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.
Увольнение главного бухгалтера: избегаем популярных ошибок
Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.
Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.
Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.
Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.
Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
- Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
- В акте приема-передачи дел следует отразить:
- Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
- дату передачи дел;
- период, за который осуществлена передача дел;
- дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
- наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
- серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
- список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
- все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
- число переданных печатей, штампов и тому подобное.
- последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- характеристику бухгалтерского и налогового учета.
Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:
- 1) организация бухгалтерского учета.
- В этом разделе проводится анализ Учетной политики.
- Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.
- Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.
- 2) учет денежных средств.
- В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.
- Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;
- 3) учет основных средств и нематериальных активов.
- В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;
- 4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).
- В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.
- Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).
- Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;
- 6) состояние учета на других участках.
- В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;
- 7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.
- В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)
- Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.
- По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.
- 8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;
- В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;
- 9) хранение документов.
- В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;
- 10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.
- В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.
- Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.
- Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.
- Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.
Срок должен быть достаточным, чтобы закончить передачу всех дел и снять все вопросы, законодательно период от выпуска приказа до увольнения главного счетовода не установлен и может быть разным, от недели до месяца и более.
Например, в случае увольнения по своей инициативе – по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), логично совместить этот период с обязательным сроком отработки, равным 14-ти дням (ст. 80 ТК РФ).
Если предприятие крупное, с различными направлениями деятельности и большим оборотом, то 2- недельного срока может оказаться недостаточно.
Важно, чтобы условия прекращения сотрудничества, в том числе и срок отработки до 1- месяца и более этой важной персоны, были предусмотрены в ТД. Став пенсионером, правая рука руководителя предприятия вправе уволиться без отработки, поэтому важно обусловить этот момент непременной передачей дел, закрепив срок в приказе.
Первым пунктом руководитель фирмы, от имени и за подписью которого будет выпущен приказ, должен сообщить причину передачи финансовых бумаг, например: «В связи с увольнением главного бухгалтера такого-то приказываю:», и далее один за другим располагать пункты. Обязуя предоставлять папки, бумаги, информацию в компьютере, обязательно следует устанавливать срок, на протяжении которого должны быть выполнены поручения.
Следует оговорить и период, за который передается документация (обычно это 3 года).
Если главный счетовод старается скрыть информацию, не раскрыть все нюансы фактического положения финансов или налогов, наличия материалов и пр., или же откровенно игнорирует настоящий документ, то выходит, что приказ не исполняется, и не исключено, что работник, имеющий доступ к финансам фирмы, намерен скрыть злоупотребления.
В таком случае могут быть приняты совсем иные меры дисциплинарного воздействия, учтенные ТК РФ, а принять дела поручат уже комиссии, компетентность состава которой позволит прояснить ситуацию и выявить недостачу средств или материалов.
В приказе нужно указать конкретно ФИО и должность лица, сдающего дела, а также данные его преемника. Лицом, принимающим бумаги, может быть новый главбух, а если кандидатура еще не одобрена, тогда поручить приемку документации есть вариант заместителю или иному должностному лицу.
Важно, чтобы принимающая персона обладала достаточной компетентностью в финансовых вопросах, нюансах налоговой политики. После ухода сдающего лица всю ответственность берет на себя именно тот, кто принял дела и поставил свою подпись.
К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др. В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы.
Как главному бухгалтеру оценить компанию и принять дела
Главный бухгалтер по трудовому законодательству является рядовым сотрудником, хоть и является одной из ключевых фигур на предприятии.
Но с учетом специфики его работы, при расторжении трудового договора с главным бухгалтером следует учитывать некоторые нюансы.
Так как в руках главного бухгалтера сосредоточено немало ключевых функций в бизнесе, то при расставании с ним большое значение уделяется передаче дел.
Ведение бухгалтерского учета на предприятии не должно прерываться, поэтому руководству следует заблаговременно позаботиться о том, каким образом будут передаваться дела в случае увольнения главного бухгалтера.
Обычно процедура передачи дел регламентируется приказом директора, который составляется в произвольном формате. Он служит стартом для начала данной процедуры. В приказе прописывают:
- Основание для передачи дел (статью увольнения).
- Сроки проведения проверки и передачи дел.
- Состав комиссии или уполномоченное за проведение проверки лицо.
- Личные данные принимающей стороны.
- Подписи сторон и печать.
Дела могут передаваться в пользу утвержденной кандидатуры нового главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера или самого руководителя.
Обычно передача дел сопровождается проведением масштабной проверки работы главного бухгалтера на своем посту. В ходе проверки анализируется комплектность финансовой документации. В частности, как ведется учет финансов, в каком состоянии взаиморасчеты с государством и контрагентами, как выполняются обязательства перед контрагентами. Также неотъемлемым этапом проверки является инвентаризация средств и опись ценностей.
Проверка может проводиться как собственными силами, так и сторонним аудитором, которого пригласит руководство.
Если по результатам проверки будут выявлены нарушения, то это не является основанием для отказа в увольнении сотрудника.
Но главного бухгалтера можно привлечь к административной или уголовной ответственности в зависимости от масштабов нарушений и потребовать от него компенсации ущерба.
Под передачей дел подразумевается:
- Балансовые отчеты.
- Кассовые отчеты.
- Банковские документы.
- Архивные сведения.
- Документация по структурным подразделениям.
- Ключи от сейфа, печать.
По результатам передачи дел составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером. Данный документ позволяет зафиксировать, в каком финансовом состоянии передается компания преемнику.
Акт передачи дел позволит преемнику получить представление о том, как велся учет на предприятии, какова его финансовая политика, не было ли злоупотреблений со стороны предшественника. По акту передается важнейшая бухгалтерская документация: квартальная и годовая отчетность, баланс, сверки расчетов с контрагентами и поставщиками, реестры задолженностей и пр.
Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.
Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.
Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.
Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.
Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.
Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.
Процедура передачи дел бухгалтером является весьма трудоемкой и для того, чтобы ее облегчить, работодателю следует предусмотреть в должностной инструкции обязательность передачи дел; сделать регулярными проверки отчетности (независимыми аудиторами, консультантами, экспертами и пр.); не допускать максимальной концентрации зон ответственности в одних руках и распределить отдельные учетные области между несколькими специалистами.
Акт передачи дел составляется в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны. Сроки передачи дел и подписания передаточного акта закрепляются в приказе руководителя.
В нем необходимо прописать:
- Дату и место подготовки документа.
- Наименование документа «Акт приема передачи».
- Наименование компании-работодателя.
- ФИО передающей стороны и получателя сведений.
- Перечень передаваемых документов с указанием количества листов и формы (копия, оригинал и пр.). Стандартный список передаваемых документов и имущества включает учетную политику, отчетность, акты выполненных работ, сверок по расчетам с поставщиками, описи, первичные документы, договоры с поставщиками и подрядчиками, пароли от Интернет-банка, наличные, коды и пр.
- Подписи сторон.
Все документы, которые передаются по акту, должны быть проверены и подписаны принимающей стороной. Приложением к акту являются результаты инвентаризации и проведенной проверки.
Трудоустройство главного бухгалтера ничем не отличается трудоустройства рядового гражданина. Однако при его отчислении – процедура расставания более сложная, так как объем работ, который выполняет главбух, требует тщательной передачи дел с оформлением акта приема-передачи.
Функции главбуха во многих процессах деятельности учреждения являются ключевыми.
Поэтому, разрыв взаимоотношений между главбухом и работодателем сопряжен с определенными проблемами для работодателя, связанные с соблюдением ТК РФ и ответственности за допущение ошибки при принятии дел новым должностным лицом. Новых требований к акту приема-передачи в 2019 году законодательством РФ не предусмотрено.
Похожие записи: