10.10.2021

Факсимильная подпись на каких документах можно ставить 2021 год

Автор: admin Судебная практика Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимильная подпись на каких документах можно ставить 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Для каких документов можно применять факсимильную подпись

2. Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

3. Что такое факсимильная подпись?

4. На каких документах можно ставить факсимиле

5. Как использовать факсимильную подпись

6. Что такое факсимиле и как правильно его использовать в документах

7. Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

✉ Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

– незаключенным³или

– недействительным по причине несоблюдения формы договора⁴.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой⁵ и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора. При этом само соглашение должно быть подписано собственноручными подписями руководителей, тогда уже договор может быть подписан их факсимильными подписями;
либо вы можете включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

как отдельный документ (Пример 4) или
включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора (Пример 1).

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 75 «Письменные доказательства» Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Составлять соглашение об использовании факсимиле можно в произвольной форме, рекомендуем указать в нем следующее:

стороны пришли к соглашению об использовании факсимильных подписей, равнозначных собственноручным подписям. При этом можно предусмотреть, что факсимильную подпись использует только 1 из сторон договора;
перечень документов, которые стороны договариваются подписывать факсимиле. Например, какие договоры (или иные документы в рамках договорной работы: дополнительные соглашения, спецификации, заявки, счета и др.) между сторонами будут подписаны факсимильной подписью. В этой части соглашения можно конкретизировать перечень договоров по конкретному направлению деятельности (например, все договоры поставки оборудования, договоры транспортной экспедиции и т.п. или только дополнительные соглашения и спецификации к договорам поставки лекарственных средств и т.п.);
Ф.И.О. и должности руководителей, чьи факсимильные подписи будут использоваться, обязательно нужно проставить оттиски факсимиле и собственноручные подписи этих людей. Потом данные образцы пригодятся для установления идентичности подписи на конкретных документах путем графологической экспертизы. А в отношении клише, воспроизводящего подпись, можно будет проводить идентификационную, техническую экспертизы. Данные сведения включают в таблицу (см. Примеры 1 и 4).
В случае включения в список подписантов заместителей руководителя компании или иных руководителей (директоров департаментов, центров и т.п.), следует помнить, что в отличие от руководителя компании, все они действуют на основании доверенности (или иных документов, предусмотренных для этих целей в ГК РФ). Поэтому срок действия выданных им доверенностей должен коррелировать со сроком действия факсимиле и, соответственно, со сроком действия указанного соглашения. Может получиться так, что, например, в соглашении указан заместитель генерального директора по производственно-технологической политике, которому выдана доверенность сроком до 31.12.2021, а соглашение заключается сроком на 5 лет – до 20.04.2026. По окончании 2021 года новую доверенность указанному заместителю могут не выдать, а в соглашении он будет фигурировать как подписант важных документов;
порядок проставления факсимиле. В этом пункте соглашения сторон можно указать перечень цветов чернил, которые запрещается использовать (например, красный, зеленый, черный цвет) или наоборот – надлежащий цвет чернил для факсимиле (синий, фиолетовый);
можно попробовать включить пункт о необходимости разработки и утверждения каждой стороной локального нормативного акта (при его отсутствии) для регламентации порядка работы с факсимиле: изготовление, использование, хранение, передача ответственным лицам на период отсутствия (временной нетрудоспособности, командировки или отпуска), уничтожение. Если порядок работы с факсимиле будет отлажен, то вероятность их недобросовестного использования «случайными» людьми будет минимизирована. Хотя проверить качество выполнения контрагентом этого условия будет затруднительно, и это надо понимать;
порядок уведомления сторон обо всех изменениях, связанных с факсимиле. Например, можно договориться об информировании друг друга в случае утери клише, отмены его действия (в связи с прекращением трудовых отношений с одним из руководителей, указанных в соглашении, или отмены доверенности, выданной ему), замены факсимиле на новое. При этом следует указать срок, в течение которого стороны информируют друг друга об указанных изменениях. Именно своевременное уведомление контрагента о каких-либо изменениях с факсимиле освобождает организацию от его использования неуполномоченными лицами;
срок действия соглашения об использовании факсимиле и порядок его расторжения, если такая необходимость возникнет;
соглашение подписывают руководители компаний или иные уполномоченные ими лица собственноручной подписью.

Если стороны заключат отдельное соглашение об использовании факсимиле (образец целого документа показан в Примере 4), то в договоре, который потом будет подписан факсимиле, следует сделать ссылку на реквизиты соглашения (наименование, дата и номер при наличии) – как в Примере 5.

Сфера государственных и муниципальных закупок регулируется:

Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) и
Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).

Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.

Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.

Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.

Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).

Фрагмент документа

Письмо Минэкономразвития России от 02.09.2016 № Д28и-2252

…в случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

При этом отмечаем, что согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.

Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.

Читайте продолжение статьи в ближайших номерах журнала, чтобы разобраться:

какие виды документов точно не стоит подписывать факсимиле (счета-фактуры и др.);
как организации ввести в обращение изготовленные факсимиле и как их потом вывести (с образцами полного комплекта документов, которые для этого необходимы);
какие риски несет организация, пока ее сотрудники используют факсимиле, и как их снизить.

Свежие
Посещаемые

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Источник определения	Термин «подпись»
Источник определения	Определение	Локализация в источнике
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)	Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица	Пункт 3.2.1.58
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)	В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи	Пункт 3.22
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица	Раздел 2
Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица	Пункт 3.1.4

Поскольку факсимильное воспроизведение подписи порождает права, обязанности и ответственность (как самого работника-подписанта, так и организации-работодателя), факсимиле требует надлежащего хранения. Условия хранения должны исключать злоупотребления оттиском, его несанкционированное применение.

Как правило, факсимиле выдается уполномоченному (доверенному) лицу, на которое возлагается ответственность за его использование.

По сути, передачу факсимиле можно приравнять к выдаче другому работнику доверенности на совершение операций, относящихся к обязанностям подписанта. При этом круг полномочий лица, которому доверено факсимиле, необходимо четко очертить.

Татьяна Коробейникова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Что такое факсимильная подпись?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

на страховых и медицинских полисах;
почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
служебных удостоверениях;
приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
патентах;
свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
на трудовых книжках, договорах, приказах;
в кассовой книге и на расходных ордерах.

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.

Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.

Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?

В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.

На каких документах можно ставить факсимиле

В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.

Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.

Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.

Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.

Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.

Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

В настоящее время отношения в области использования электронных подписей (далее — ЭП) при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

На основании п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.

Соответственно, ЭП в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ подписываются только документы, оформленные в электронном виде.

При составлении двустороннего (многостороннего) первичного учетного документа в электронной форме его необходимо подписать ЭП обеих (всех) сторон сделки, что, в свою очередь, подразумевает наличие ЭП для каждого из участников электронного взаимодействия (письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232). При этом замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству (письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760).

Нормами ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая ЭП (п. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и усиленная ЭП, которая может быть: неквалифицированной ЭП (п. 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и квалифицированной ЭП (п. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ по общему правилу вид используемой ЭП определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению.

При этом необходимо учитывать следующее. На основании п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ законодательством ограничена сфера применения простой и неквалифицированной ЭП, в силу которого документ, подписанный ими, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В силу п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ применение квалифицированной ЭП ограничено требованием законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Нормами НК РФ предусмотрено, что при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в т.ч. при сдаче налоговой отчетности) применяется только квалифицированная ЭП.

При оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации и индивидуальные предприниматели вправе использовать любой вид ЭП, поскольку согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды ЭП, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета, но ввиду отсутствия такого стандарта при оформлении первичных документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и/или усиленную неквалифицированную ЭП, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (смотрите также письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).

Более подробно о порядке применения видов ЭЦП при подписании документов бухгалтерского и налогового учета предлагаем ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения (смотрите таблицу).

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?

Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).

Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.

На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Как использовать факсимильную подпись

Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) — достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.

Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.

В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС — в случае с факсимиле такое невозможно.

Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.

Факсимиле на счетах-фактурах использовать не рекомендуется, так как в этом случае право на налоговый вычет придется доказывать в суде, исход которого трудно предсказать.
Избавить коммерсанта от подписания счетов-фактур и при этом обойтись без факсимиле возможно, если передоверить эту обязанность уполномоченным лицам (на основании приказа или доверенности).
Еще один способ отказаться от факсимиле на этих документах — использовать электронные формы. Это позволит сэкономить время, избавиться от претензий контролеров, сэкономить на распечатке бумажных экземпляров и т. д.

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Что такое факсимиле и как правильно его использовать в документах

ч. 1 ст. 9 Федерального закона О бухгалтерском учете» устанавливает единственное основание для отказа в принятии к бухгалтерскому учету документов — когда ими оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Предотвратить споры с проверяющими вам поможет также приказ о порядке хранения и использования факсимиле. Как правило, подобные решения включают в стандарты экономического субъекта ( ч. 11 ст. 21 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Вопрос о правомерности проставления в первичных учетных документах факсимильной подписи не имеет однозначного ответа. Позиция же Минфина РФ относительно использования факсимиле при заверении платежных документов и доверенностей вполне понятна. В данной статье постараемся разобраться, на какие документы можно ставить факсимильную подпись, а на какие – нельзя, основываясь на положениях действующих законов, официальных письмах ведомств и судебной практике.

Однако, с середины 2011 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11. В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур. Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод – закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

на страховых и медицинских полисах;
почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
служебных удостоверениях;
приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
патентах;
свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
на трудовых книжках, договорах, приказах;
в кассовой книге и на расходных ордерах.

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании.

Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати.

В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Работа на руководящей должности предполагает необходимость подписывать большое число бумаг. Нередко у директора на это не хватает времени.

Чтобы не создавать помех работе компании, оформляют доверенность на право подписи. Ее получает юрист, бухгалтер или иной ответственный сотрудник.

На основании доверенности он вправе от имени компании визировать договоры, бухгалтерские и другие документы.

Но бывает так, что доверенность не оформили, а подписать нужно, и сотрудника просят сымитировать, как расписывается директор. По сути это подделка подписи. Или сотрудник в своих личных целях фальсифицирует подпись.

Несмотря на то, что мотивы разные, в обоих случаях он совершает уголовно наказуемое деяние. В зависимости от обстоятельств подделки подписи на документах ответственность наступит по ст. 159, ч. 1 ст. 303 или ст. 327 УК РФ.

Кроме того, документ признают недействительным, а это может означать для компании утрату контрагента, проблемы с госорганами или проигрыш в суде.

Подделка подписи – это действие, которое относится к незаконному изготовлению документов (Методические рекомендации по выявлению и пресечению преступлений в сфере экономики и против порядка управления, совершенных сторонами исполнительного производства, утв. ФССП России 15.04.13 № 04–4). Если в документе подпись фальшивая, это делает бумагу недействительной. Но при этом уголовная квалификация деяния зависит от:

типа документа, в котором расписался сотрудник;
цели фальсификации;
величины ущерба, который повлекла фальсификация.

Если сотрудник компании пошел на подделку подписи, статья будет зависеть от подробностей.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

В судебных спорах некоторые компании идут на фальсификацию доказательств. Например, юрист компании или бухгалтер могут расписаться за директора, чтобы потом отправить бумагу в суд. В данном случае в отношении подделки подписи статья УК будет не 327, а 303, о фальсификации доказательств – часть 1 этой статьи. Но привлечь к уголовной ответственности за такое деяние можно только:

участников дела, или
их представителей по гражданскому делу.

Ошибка: На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.

Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

Ошибка: Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.

Комментарий: В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.

В нем указывается:

образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
действия сторон в случае увольнения указанных лиц;

Подписывается соглашение собственноручными подписями.

В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле. Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т.

В нем указывается:

Ф.И.О. и работников, имеющих право использовать факсимиле;
образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями.

В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – , , , налоговой отчетностью и т. д. В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно . Бланк соглашение об использовании факсимиле можно . Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем.

Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи .

Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается. Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.
отсутствие руководства либо высокая загруженность;

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии.