Образец спецификации к договору оказания услуг
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец спецификации к договору оказания услуг». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Нередко компании, оказывающие услуги (например, транспортные или медицинские), в своей деятельности используют рамочный договор на оказание услуг, а все нюансы конкретного соглашения (перечень и характеристики оказываемых услуг, сроки оказания и оплаты) прописываются в спецификации, являющейся неотъемлемой частью контракта. Обычно она составляется в табличной форме.
Ранее унифицированная форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132, но с 01.01.2013 года обязательность этих бланков отменена, следовательно, стороны вправе согласовать и иной ее вид. Утвержденные данным постановлением бланки разрешено использовать, в том числе для разработки собственного образца.
Данный документ прилагается к договору, заключается в той же форме, что и основной договор и является его неотъемлемой частью. В спецификации указываются все условия оказания услуг, способы оказания и требования к качеству услуг. Также подробно прописывается материальное обеспечение услуги заказчиком и содействие исполнителю при оказании услуг.
К этому документу не предъявляется жестких требований и соответствия единому образцу. Спецификация составляется письменно в произвольной форме и считается действительной с момента подписания. Если договор на предоставление услуг заверен нотариально, то спецификация также требует официального заверения, в противном случае достаточно просто подписи сторон.
Спецификация к договору необходима оказания услуг:
- При наличии большого количества услуг, оказываемых в рамках договора.
- При исполнении услуг в разные временные промежутки.
- Для конкретного описания услуги.
- Когда в момент подписания договора стороны не до конца определились с перечнем услуг.
Чем точнее будет составлена спецификация, тем меньше вопросов возникнет у сторон в ходе исполнения обязательств по договору.
Однако не всегда спецификация необходима для сторон сделки. Если услуги, выполняемые по договору, четко определены и не возникает никаких разногласий в связи с их осуществлением, можно прописать их в предмете договора и избежать составления дополнительных документов.
Спецификация служит для детализации предмета и некоторых условий договора и составляется для удобства сторон. Поэтому в некоторых ситуациях можно обойтись без составления документа. Чаще всего стороны отказываются от отдельной спецификации в следующих случаях:
- Услуга представляет собой простое действие (или совокупность действий), не требующее детализации.
- Короткую детализацию предмета договора можно провести в тексте договора.
- Предмет договора более подробно описывается в техническом задании, счетах или актах.
- Предметом договора является одна услуга, которая оказывается разово.
При отказе от использования спецификации договор оказания услуг не должен содержать ссылки на документ. В противном случае исполнитель или заказчик при возникновении разногласий сможет потребовать от другой стороны соблюдения требования несуществующего документа. Это может создать серьезные проблемы при претензионном и судебном разрешении споров.
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Образец спецификации к договору оказания услуг
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Закон о контрактной системе не предписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Но, как показывает практика, этот документ составляет поставщик. У него есть данные по ценам на каждую позицию.А заказчик знает только общую цену госконтракта, которую разыграли на торгах.
Заказчик по ст. 83.2 направляет поставщику заполненный проект контракта. На это у него есть 5 календарных дней после подведения итогов процедуры. Если у заказчика нет цен на каждую из позиций, то он запрашивает эту информацию у поставщика или предоставляет ему бланк для заполнения. Обычно это делают по электронной почте, т. к. в 44-ФЗ порядок этих действий не закреплен, а функционал ЕИС не предусматривает обмена этими данными.
Получив сведения от поставщика, заказчик вносит их в госконтракт. Еще эти данные заносят в реестр контрактов при регистрации сделки. В ст. 103 44-ФЗ указано, что это нужно сделать в течение 5 рабочих дней после подписания контракта.
Вот так это выглядит в ЕИС.
Требований к составлению в контрактном законодательстве нет. Если сами разрабатываете этот документ, то обязательно укажите следующие поля для заполнения:
- Номер по порядку.
- Название товара, работы или услуги.
- Теххарактеристики.
- Количество товара или объем услуг (работ).
- Единица измерения.
- Стоимость каждой позиции.
- Общая стоимость по каждой позиции. Складывается путем умножения количества на цену этой позиции.
- Итого.
В качестве дополнительных сведений предусмотрите график исполнения. Этот документ, как и контракт, подписывается сторонами сделки и составляется в том же количестве экземпляров, что и контракт.
Пример, как оформить приложение к приложению к договору (шаблон):
|
Приложение №1 к договору № _____________от «___» _____ 20__ г. (реквизиты договора) Перечень услуг
Итого общая стоимость ___________________________ услуг (вид услуг) составляет __________________ (______________________) руб. (сумма цифрами и прописью) Подписи сторон: Заказчик _____________________ Исполнитель_________________ М. П. (при наличии) М. П. (при наличии) |
Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.
Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.
На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.
Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.
Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.
Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.
Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:
— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
— наименования, юрид. названия, адреса сторон;
— налог. и банк. реквизиты;
— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.
Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.
Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.
Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.
Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.
Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.
Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.
В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.
Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:
● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.
● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.
● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.
● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.
● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.
● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.
● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.
Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.
Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант — помощь квалифицированного специалиста.
Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.