16.09.2021
ГлавнаяЗаконодательствоНоменклатура дел районного суда на 2021 год

Номенклатура дел районного суда на 2021 год

Автор:  Законодательство  Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел районного суда на 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание
1. Как закрыть делопроизводственный год
2. Номенклатура дел районного суда на 2021 год
3. Новые сроки хранения документов: таблица
4. Срок хранения документов в 2021 году
5. Муниципальное образование Алагирский район
6. Номенклатура дел (пример заполнения)
7. Примерные номенклатуры дел на 2021 год
8. Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Утвержден новый перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. Он применяется с 1 июля 2011 г.

Перечень является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, автономных области и округов, районных судов.

Сроки хранения, установленные перечнем, являются обязательными для всех указанных судов.

Перечень используется при классификации документов, составлении номенклатуры дел и их формировании в делопроизводстве.

Судебные дела оформляют для сдачи в архив после обращения к исполнению вступившего в силу завершающего судебного акта.

Документы, с постоянным сроком хранения, передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников.

Документы временного хранения не могут уничтожаться ранее установленных для них сроков. По решению экспертной комиссии сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности.

Срок хранения документов с отметкой «до минования надобности»не может быть менее 1 года.

Указано, как исчисляются сроки хранения для гражданских, уголовных и административных дел.

Прежний перечень утратил силу.

Как закрыть делопроизводственный год

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Номенклатура дел районного суда на 2021 год

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)1 вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей службы делопроизводства сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения необходимо:

  1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.2;
  2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в утвержденной номенклатуре дел на 2020 год, выявить все изменения сроков;
  3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет служба делопроизводства. Этот экземпляр станет основой:
    • для разработки новой номенклатуры на 2020 год или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
    • для подготовки к утверждению номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
  4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю организации и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними решить вопрос, будет ли утвержденная номенклатура дел на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений. При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел (при необходимости). Их можно:
    • утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
    • сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 5263) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется. Обратите внимание, что вступившие в силу Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) предусматривают, что служба делопроизводства имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем службе делопроизводства оформлять ее этапы и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд и утверждает номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению.

Рассмотрим еще один, «радикальный», вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Новые сроки хранения документов: таблица

  • Свежие
  • Посещаемые

В декабре 2020 года секретарю необходимо подготовить проект номенклатуры дел на 2021 год. Чтобы это сделать грамотно, необходимо уточнить документ.

Создаем проект номенклатуры дел на 2021 год

В этом году во время уточнения номенклатуры дел придется провести выверку не только заголовков дел (это ежегодное мероприятие), но и сроков хранения в соответствии с новым Перечнем 2019[1]. При уточнении секретарь фактически работает сразу над двумя документами. Он уточняет номенклатуру дел 2020 года и одновременно готовит проект номенклатуры на 2021 год.

  • Шпаргалки для документоведа, архивиста и секретаря: закрываем год
  • Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Архивная справка: образец

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Срок хранения документов в 2021 году

  • Налоговая взялась за онлайн-кассы: как проходят проверки в 2021 году

    3,0 тыс. 0

    Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

    • группировка имеющихся документов по разным критериям;
    • обеспечение их сохранности;
    • возможность быстро найти требуемую бумагу;
    • индексация дел.

    Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

    В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

    Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

    Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

    • формы НД за прошлые годы;
    • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
    • учредительные документы;
    • штатное расписание;
    • планы развития предприятия;
    • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

    Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

    Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

    НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

    • получить одобрение архивной службы;
    • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
    • согласовать с экспертной комиссией;
    • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

    В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

    Приказ содержит следующие сведения:

    • наименование организации;
    • номер и дату приказа;
    • описание НД, подлежащей утверждению;
    • основание для этого;
    • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
    • дату;
    • подпись руководителя;
    • отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

    3

    4

    5

    02. Муниципальные Бюджетные учреждения культуры подведомственные Управлению культуры : «РДК»; «ЦРБ»; «МВК»; «ЦХО»; «АДШИ»

    01-01-01

    Устав Учреждения, положения о филиалах

    До минования надобности (далее – ДМН)

    Подлинник в деле

    01-01-02

    Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, УК присланные для сведения и руководства.

    ДМН

    ст. 2б(1), 3б(1)

    (1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно

    01-01-03

    Приказы Учреждения по основной деятельности

    Постоянно

    ст. 4 а

    01-01-04

    Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности Учреждения

    ДМН

    01-01-05

    Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А УК по основным направлениям деятельности

    5 лет ЭПК

    ст.70

    Ведется в электронном виде (ЭДО)

    01-01-06

    Переписка (исходящая) по основной деятельности

    5 лет ЭПК

    ст. 70

    Ведется в электронном виде (EDM)

    01-01-07

    Годовые Планы работы Учр-я

    ДМН

    01-01-08

    Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению

    5 лет ЭПК

    ст. 154

    Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM)

    01-01-09

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности

    Постоянно

    ст. 182 а

    01-01-10

    Журнал регистрации приказов УК по основной деятельности

    Постоянно

    ст. 182 а

    01-01-11

    Журнал регистрации поступающих документов

    5 лет

    ст. 182 г

    Ведется в электронном виде

    01-01-12

    Журнал регистрации отправляемых документов

    5 лет

    ст 182 г

    Ведется в электронном виде

    01-01-13

    Журнал регистрации обращений граждан

    5 лет

    ст. 182 е

    Ведется в электронном виде

    01-01-14

    Журналы работы:Школ, библ, Учреждений ,Клуб Формир.

    5 лет

    ст. 182 е

    01-01.15

    Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам.

    Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

    • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
    • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
    • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
    • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
    • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

    Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

    Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

    Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2019-го, начинает заполняться с 01.01.2020.

    Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

    Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

    Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

    Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

    Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

    Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

    Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

    Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

    В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

    Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

    Муниципальное образование Алагирский район

    Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

    • государственные и муниципальные;
    • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
    • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

    У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

    Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

    Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер». Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

    Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

    • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
    • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

    Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

    Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это некоммерческая организация, основанная на принципах самоуправления, саморегулирования и самофинансирования. Она объединяет всех нотариусов России посредством обязательного коллективного членства в ней нотариальных палат субъектов РФ. Нотариальные палаты субъектов РФ в свою очередь основаны на обязательном членстве в них всех нотариусов, занимающихся частной практикой на территории того или иного региона.

    ФНП осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими правовыми актами органов государственной власти, международными договорами, Уставом ФНП, а также Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации. При этом Палата обладает всеми правами юридического лица с полной финансово-хозяйственной самостоятельностью и аппаратом, позволяющим эффективно реализовывать возложенные на нее законодательством и Уставом функции по организации нотариальной деятельности, контрольные полномочия и представлять интересы нотариального сообщества в органах государственной власти.

    На данный момент Федеральная нотариальная палата объединяет 84 нотариальные палаты субъектов Российской Федерации.

    Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

    • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
    • кадровое подразделение;
    • департамент труда и заработной платы;
    • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
    • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
    • департамент налогового учета и декларирования;
    • отдел охраны труда;
    • производственно-технический отдел (ПТО);
    • другие подразделения.

    Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

    В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

    Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    01. Канцелярия

    01-01

    Устав ООО «Вираж»

    Постоянно

    ст. 28

    01-02

    Коллективный договор ООО «Вираж»

    Постоянно

    ст. 386

    Присланные для сведения — до минования надобности

    01-03

    Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

    1 год

    ст. 381

    После замены новыми

    01-04

    Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

    Постоянно

    ст. 19

    01-05

    Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

    5 лет

    ст. 19

    01-06

    Протоколы совещаний у руководителя

    Постоянно

    ст. 18«е»

    Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

    01-07

    Номенклатура дел

    Постоянно

    ст. 157

    Структурных подразделений — 3 года

    —

    —

    —

    —

    —

    Резерв

    Резерв

    Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

    После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

    Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

    Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    03. Труд и заработная плата

    03-01

    Положение об оплате труда и премировании

    Постоянно или 5 лет после замены новыми

    ст. 294 «а»

    03-02

    Лицевые счета по заработной плате работников

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

    ст. 296

    03-03

    Заявления о выплате материальной помощи

    5 лет

    ст. 298

    03-04

    Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

    6 лет

    ст. 295

    При отсутствии лицевых счетов:

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

    03-05

    Листки нетрудоспособности сотрудников

    5 лет

    ст. 618

    03-06

    Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

    5 лет после исполнения

    ст. 299

    —

    —

    —

    —

    —

    Резерв

    Резерв

    Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

    Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

    • образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
    • узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т-53 (скачать бланк)».

    После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    06. Охрана труда

    06-01

    Инструкции по технике безопасности и охране труда

    постоянно

    ст. 8 «а»

    06-02

    Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)

    45 лет

    ст. 407

    При вредных и опасных условиях труда:

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

    06-03

    Журналы, книги учета:

    инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

    профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

    45 лет, ст. 423 «а»

    5 лет, ст. 423 «б»

    06-04

    Журнал инструктажа по пожарной безопасности

    3 года

    ст. 613

    06-05

    Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

    3 года

    ст. 635

    —

    —

    —

    —

    —

    Резерв

    Резерв

    Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    07. Планирование, статистика и финансы

    07-01

    Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

    Постоянно

    ст. 196

    07-02

    Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

    Постоянно

    ст. 197

    07-03

    Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

    Постоянно

    ст. 198

    07-04

    Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

    Пока не исчезнет надобность

    ст. 201

    07-05

    Индивидуальные планы работников

    1 год

    ст. 203

    07-06

    Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

    До минования надобности

    ст. 338

    07-07

    Индивидуальные отчеты сотрудников

    1 год

    ст. 216

    —

    —

    —

    —

    —

    Резерв

    Резерв

    Номенклатура дел (пример заполнения)

    Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

    От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

    Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    08. ПТО

    08-01

    08-02

    Технологические карты

    Постоянно

    ст. 141

    08-03

    Технологические правила и предписания

    До замены новыми

    ст. 143

    08-04

    Технические условия технологического процесса

    До ликвидации организации

    ст. 145

    08-05

    Технологический паспорт

    Пока существует надобность

    ст. 197

    08-06

    Карта наладки инструмента

    До замены новыми

    ст. 213

    —

    —

    —

    —

    —

    Резерв

    Резерв

    Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

    В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

    Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

    Руководитель
    А.Н. АРТИЗОВ

    УТВЕРЖДЕН
    приказом
    Федерального архивного агентства
    от 20.12.2019 г. N 236

    • Арбитражный процессуальный кодекс РФ

    • Бюджетный кодекс РФ

    • Водный кодекс Российской Федерации РФ

    • Воздушный кодекс Российской Федерации РФ

    • Градостроительный кодекс Российской Федерации РФ

    • ГК РФ

    • Гражданский кодекс часть 1

    • Гражданский кодекс часть 2

    • Гражданский кодекс часть 3

    • Гражданский кодекс часть 4

    • Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

    • Жилищный кодекс Российской Федерации РФ

    • Земельный кодекс РФ

    • Кодекс административного судопроизводства РФ

    • Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации РФ

    • Кодекс об административных правонарушениях РФ

    • Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации РФ

    • Лесной кодекс Российской Федерации РФ

    • НК РФ

    • Налоговый кодекс часть 1

    • Налоговый кодекс часть 2

    • Семейный кодекс Российской Федерации РФ

    • Таможенный кодекс Таможенного союза РФ

    • Трудовой кодекс РФ

    • Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации РФ

    • Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

    • Уголовный кодекс РФ

    • ФЗ об исполнительном производстве

    • Закон о коллекторах

    • Закон о национальной гвардии

    • О правилах дорожного движения

    • О защите конкуренции

    • О лицензировании

    • О прокуратуре

    • Об ООО

    • О несостоятельности (банкротстве)

    • О персональных данных

    • О контрактной системе

    • О воинской обязанности и военной службе

    • О банках и банковской деятельности

    • О государственном оборонном заказе

    • Закон о полиции

    • Закон о страховых пенсиях

    • Закон о пожарной безопасности

    • Закон об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств

    • Закон об образовании в Российской Федерации

    • Закон о государственной гражданской службе Российской Федерации

    • Закон о защите прав потребителей

    • Закон о противодействии коррупции

    • Закон о рекламе

    • Закон об охране окружающей среды

    • Закон о бухгалтерском учете

      • Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ (ред. от 02.07.2021)

        «О рынке ценных бумаг» (с изм. и доп., вступ. в силу с 13.07.2021)

      • Федеральный закон от 27.07.2010 N 190-ФЗ (ред. от 02.07.2021)

        «О теплоснабжении»

      • Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 02.07.2021)

        «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

      Примерные номенклатуры дел на 2021 год

      • Указ Президента РФ от 14.09.2021 N 530

        «О присвоении классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»

      • Указ Президента РФ от 13.09.2021 N 528

        «О награждении почетным знаком Российской Федерации «За успехи в труде»

      • Указ Президента РФ от 13.09.2021 N 527

        «О присвоении дипломатических рангов»

      • Постановление Правительства РФ от 14.09.2021 N 1551

        «О внесении изменений в ставки вывозных таможенных пошлин на товары, вывозимые из Российской Федерации за пределы государств — участников соглашений о Таможенном союзе»

      • Распоряжение Правительства РФ от 14.09.2021 N 2558-р

        «О внесении изменений в распоряжение Правительства РФ от 11.06.2021 N 1579-р»

      • Распоряжение Правительства РФ от 14.09.2021 N 2564-р

        «О подписании Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о сотрудничестве в области обеспечения международной информационной безопасности»

      Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.
      Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

      Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

      Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

      При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

      • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
      • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

      Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

      • приказы;
      • договоры;
      • учетные документы;
      • карточки;
      • трудовые книжки и т. д.

      В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

      В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

      • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
      • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
      • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

      Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

      Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

      Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

      • перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236;
      • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

      В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

      Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

      • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
      • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
      • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

      Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

      • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
      • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

      Как заполнить форму номенклатуры дел организации

      В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

      Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

      1. в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
      2. в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
      3. таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
      4. отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
      5. итоговая запись номенклатуры;
      6. подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

      Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

      Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

      Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

      Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

      • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
      • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

      Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

      Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

      По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

      Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

      Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

      • индекс дела;
      • заголовок дела;
      • количество единиц хранения;
      • сроки хранения и номера статей по перечню;
      • примечания к номенклатуре.

      Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

      Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

      • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
      • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
      • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
      • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
      • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
      • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
      • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
      • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

      Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

      В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

      Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

      Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.


      Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *