Положение о обработке персональных данных 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о обработке персональных данных 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Законодательство обязывает прекратить передачу ПД, разрешенных для распространения, в любое время по требованию субъекта.
Для этого нужно правильно оформить требование, то есть указать в нем следующую информацию:
- ФИО;
- контактные данные;
- перечень персональных данных, обработку которых нужно прекратить.
Указанные ПД могут обрабатываться только оператором, которому оно направлено.
Как ужесточились требования к работе с персональными данными в 2021 году
Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:
- цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
- перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
- описание операций с данными, практикуемых компанией;
- способы доступа к данным, используемые в фирме;
- обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
- права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
- правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.
Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:
- устанавливающим общие положения документа;
- фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
- определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
- регламентирующим осуществление соответствующих операций;
- определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
- устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
- устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
- определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.
Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).
Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.
Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:
- «Воинский учет в организации — пошаговая инструкция»;
- «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
- Трудовой кодекс РФ
Важнейшее нововведение Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020 – это презумпция неправомерности распространения и обработки общедоступных личных сведений третьими лицами. Гражданам, желающим удалить свои персональные данные из общего доступа, больше не придется доказывать неправомерность их обработки третьими лицами.
Теперь обязанность предоставить доказательства законности распространения и обработки общедоступных персональных данных лежит на каждом лице, осуществившем их распространение (п. 2 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
По новым правилам физлица в любое время вправе обратиться к любому оператору персональных данных с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление и доступ) своих общедоступных персональных данных. Обосновывать данное требование не нужно. Оператор персданных обязан удалить персональные данные физлица из общего доступа по факту получения соответствующего требования.
Положение о персональных данных работников — образец 2021 года
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о федеральном государственном контроле (надзоре) за обработкой персональных данных.
2. Установить, что реализация полномочий, предусмотренных настоящим постановлением, осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций в пределах установленной Правительством Российской Федерации предельной численности работников центрального аппарата и территориальных органов Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, а также бюджетных ассигнований, предусмотренных Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций на руководство и управление в сфере установленных функций.
3. Признать утратившим силу постановление Правительства Российской Федерации от 13 февраля 2019 г. N 146 «Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 7, ст. 673).
4. Настоящее постановление вступает в силу с 1 июля 2021 г.
| Председатель Правительства Российской Федерации |
М. Мишустин |
1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и осуществления федерального государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных.
Предметом федерального государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных является соблюдение операторами обязательных требований в области персональных данных, установленных Федеральным законом «О персональных данных» и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Под оператором понимается контролируемое лицо, самостоятельно или совместно с другими контролируемыми лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, в том числе на основании поручения, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2. Федеральный государственный контроль (надзор) за обработкой персональных данных осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее — контролирующий орган) и его территориальными органами.
3. Должностными лицами, уполномоченными на осуществление федерального государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных, являются:
а) руководитель контролирующего органа;
б) заместитель руководителя контролирующего органа;
в) руководитель территориального органа контролирующего органа;
г) заместитель руководителя территориального органа контролирующего органа;
д) должностные лица контролирующего органа, в должностные обязанности которых в соответствии с должностным регламентом или должностной инструкцией входит реализация полномочий по осуществлению данного вида контроля (надзора), в том числе проведение профилактических мероприятий и контрольных (надзорных) мероприятий;
е) должностные лица территориального органа контролирующего органа, в должностные обязанности которых в соответствии с должностным регламентом или должностной инструкцией входит реализация полномочий по осуществлению данного вида контроля (надзора), в том числе проведение профилактических мероприятий и контрольных (надзорных) мероприятий.
4. Должностными лицами, уполномоченными на принятие решений о проведении контрольных (надзорных) мероприятий, являются:
а) руководитель контролирующего органа;
б) заместитель руководителя контролирующего органа;
в) руководитель территориального органа контролирующего органа;
г) заместитель руководителя территориального органа контролирующего органа.
5. Должностные лица, осуществляющие федеральный государственный контроль (надзор) за обработкой персональных данных при проведении контрольного (надзорного) мероприятия в пределах своих полномочий и в объеме проводимых контрольных (надзорных) действий, пользуются правами, установленными частью 2 статьи 29 Федерального закона «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».
6. К отношениям, связанным с осуществлением федерального государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных, применяются положения Федерального закона «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации», за исключением контрольных (надзорных) мероприятий, проводимых без взаимодействия с контролируемым лицом.
7. Объектами контроля контролирующего органа (территориального органа) в рамках государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных являются:
а) деятельность и результаты деятельности операторов и третьих лиц, действующих по поручению оператора (далее — объекты контроля), по обработке персональных данных, осуществляемой с использованием и (или) без использования средств автоматизации;
б) результаты деятельности по разработке документов и локальных актов контролируемых лиц по обработке персональных данных, указанных в части 1 статьи 181 Федерального закона «О персональных данных», и принятых оператором мер, указанных в части 1 статьи 181 Федерального закона «О персональных данных».
8. Контролирующим органом (территориальным органом) учет объектов контроля обеспечивается посредством ведения единой информационной системы контролирующего органа (далее — информационная система), предусматривающей соответствующий функционал.
Учет объектов контроля осуществляется уполномоченными должностными лицами контролирующего органа (территориального органа) на основании вводимой в информационную систему информации:
содержащейся в уведомлении об обработке персональных данных объекта контроля, поступившем в контролирующий орган (территориальный орган) в соответствии со статьей 22 Федерального закона «О персональных данных»;
полученной в рамках межведомственного взаимодействия в порядке и сроки, которые установлены законодательством Российской Федерации;
о результатах контрольных мероприятий в отношении контролируемых лиц, размещаемой в информационной системе по окончании контрольных мероприятий в сроки, установленные законодательством Российской Федерации;
полученной из общедоступных источников информации.
Дополнение, изменение информации, на основании которой в информационной системе осуществляется учет объектов контроля, обеспечиваются уполномоченными должностными лицами контролирующего органа (территориального органа) при поступлении в контролирующий орган (территориальный орган) актуализированных сведений.
9. При осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных применяется система оценки и управления рисками.
10. Контролирующий орган (территориальный орган) при осуществлении государственного контроля (надзора) относит поднадзорные объекты к одной из следующих категорий риска причинения вреда (ущерба) (далее — категории риска):
а) высокий риск;
б) значительный риск;
в) средний риск;
г) умеренный риск;
д) низкий риск.
О публикации и защите персональных данных в 2021 — что изменится в 152-ФЗ
13. При осуществлении государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных могут проводиться следующие виды профилактических мероприятий:
а) информирование;
б) обобщение правоприменительной практики;
в) объявление предостережения;
г) консультирование;
д) профилактический визит.
14. Информирование контролируемых лиц по вопросам соблюдения обязательных требований осуществляется посредством размещения соответствующих сведений на официальном сайте контролирующего органа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — есть «Интернет#), в средствах массовой информации, в личных кабинетах контролируемых лиц в информационной системе.
15. Контролирующий орган размещает и поддерживает в актуальном состоянии на своем официальном сайте в сети «Интернет» сведения, предусмотренные статьей 46 Федерального закона «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».
Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).
К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).
Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.
К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
С 1 марта 2021 года вместо общедоступных данных появилось понятие «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения» – сведения о субъекте, доступ к которым субъект предоставил неограниченному кругу лиц путем дачи согласия на обработку этих ПД, разрешенных им для распространения в порядке, предусмотренном Законом № 152-ФЗ (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).
При этом под распространением персональных данных в новой редакции понимаются действия, направленные на их раскрытие неопределенному кругу лиц.
К сведению: в прежней редакции закона распространением назывались действия, направленные на передачу ПД определенному кругу лиц или на ознакомление с ПД неограниченным кругом лиц, в том числе обнародование в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к ПД каким-либо иным способом.
Таким образом, прежде чем разместить для неограниченного круга лиц (на сайте организации, в печатных изданиях, в рекламе и т. д.) персональные данные работника, нужно получить его согласие.
В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.
Это согласие работодатели уже давно должны были запросить у работников.
К сведению: отдельное письменное согласие оформляется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).
В новой ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ прямо указано, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта ПД на обработку его данных.
Таким образом, ранее составленные согласия на обработку персональных данных в соответствии со ст. 9 Закона № 152-ФЗ продолжают свое действие, в отношении них никаких изменений нет. А для размещения ПД работников в общем доступе работодатели должны запросить у работников отдельное согласие.
Обратите внимание: если работник сам раскроет свои личные данные, но не предоставит согласие, доказывать правомерность их распространения придется всем лицам, которые распространили эти сведения. Доказывать это понадобится и в случае, если ПД оказались раскрытыми неопределенному кругу лиц вследствие правонарушения, преступления или обстоятельств непреодолимой силы.
Новый законопроект о персональных данных: как изменилась работа рекрутеров
Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.
Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).
В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.
Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.
Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.
Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.
Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.
Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.
Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:
-
в течение трех рабочих дней с момента обращения;
-
или в срок, указанный в постановлении суда;
-
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Положения ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ не распространяются на случаи обработки персональных данных органами власти.
К сведению: уведомлять Роскомнадзор о том, что сотрудники дали согласие распространять информацию о них, не нужно (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).
Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.
Новые правила с 2021 года
1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.
Рассмотрим основные нововведения.
1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».
Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю.
2. Молчание субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).
Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн. Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.
Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:
1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;
2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.
Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.
Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.
Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.
Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).
Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.
В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:
1. согласия на обработку персональных данных;
2. согласия на распространение персональных данных.
Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.
В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.
Первое, что необходимо знать — это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».
Федеральный закон № 519-ФЗ от 30.12.2020 дополнил закон о персональных данных новой статьей 10.1, которая регулирует порядок обработки персональных данных, разрешенных гражданами для распространения.
Под персональными данными, разрешенными для распространения, понимается любая открытая информация о человеке, в том числе его контактные данные. При этом под распространением персональных данных понимаются действия, направленные на раскрытие этих данных неопределенному кругу лиц (п. 5 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Таким образом, говоря о персональных данных, разрешенных для распространения, всегда имеются в виду общедоступные сведения о человеке, получить которые может неограниченный круг лиц. То есть практически любой желающий. Именно порядок обработки таких данных и регулирует новый закон. И хотя неограниченный доступ к такой информации осуществляется с согласия самих граждан, до последнего момента такое согласие могло получаться операторами персданных по умолчанию. Например, давая согласие на обработку персональных данных какому-либо сайту, магазину или банку, гражданин зачастую автоматически соглашался на распространение информации о себе среди неограниченного круга всех прочих лиц. При этом о предоставлении неограниченного доступа к своей личной информации он мог и не догадываться.
По словам Марины Хадиной, директора по развитию Talantix, чтобы избежать рисков, рекрутер как менеджер проекта по внедрению программ должен учесть следующие моменты:
- Обратите внимание, как система запрашивает согласие на обработку персональных данных. Если резюме приходят из разных источников, то во многих случаях должно быть предусмотрено согласие на обработку ПД, разрешенных к распространению. Если есть сомнения, что сторонний онлайн-ресурс не собирает согласия с соискателей, тогда лучше дополнительно запросить его.
- Посмотрите, как оформлено согласие на обработку ПД. Должны быть указаны цели сбора — трудоустройство и кадровый резерв.
- Соблюдаются ли в системе требования по локализации данных — например, серверы Talantix располагаются на территории РФ. В данном случае система может выступать как первичная база данных, при этом вторичная база может находиться за пределами России, что актуально для зарубежных компаний.
- С точки зрения техтребований — есть ли у центра обработки данных, где размещается инфраструктура системы, лицензия на техническую защиту информации, разработана ли модель защиты от киберугроз.
- Проверьте, предусмотрены ли регулярные обновления системы с учетом изменений в законодательстве.
Законодатели отметили, что закон о распространении ПД — только начало большой работы по ужесточению правил обращения с персональными данными. Но это не должно стать проблемой для компаний, если они следят за автоматизированными решениями и предложениями по хранению и обработке данных, так как крупные провайдеры держат руку на пульсе, чтобы помочь HR-сообществу и бизнесу учесть эти и другие нововведения.
Появляется новое основание, за несоблюдение которого могут оштрафовать (раньше за это не наказывали рублем). Невыполнение обязанности по соблюдению конфиденциальности ПДн влечет наложение штрафа:
- на граждан — в размере от 10 до 20 тысяч рублей;
- на должностных лиц — от 40 до 100 тысяч рублей;
- на индивидуальных предпринимателей — от 100 до 300 тысяч рублей;
- на юридических лиц — от 300 до 500 тысяч рублей.
Организация, физическое или юрлицо, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять ПДн без согласия владельца ПДн, если это не предусмотрено федеральным законом.
Любая передача ПДн (распространение, предоставление, доступ) является незаконной без согласия владельца ПДн и является нарушением конфиденциальности его ПДн.
Если ПДн сотрудников были переданы без их письменного согласия, то во-первых, это противозаконно, а во-вторых, за подобные действия будут штрафовать.
Вот типовые ситуации, которые будут подпадать под данную статью:
1. Передача ПДн работников третьим лицам:
- в банк для целей выплаты заработной платы и иных материальных выплат, а также перечисления подотчетных средств;
- в охранное предприятие в целях взаимодействия и реагирования;
- в медицинские организации в целях проведения медицинских осмотров;
- в страховые компании по договорам добровольного медицинского страхования;
- в образовательные организации в объеме превышающем требования закона об образовании;
- в целях организации командировок и участия в выставках;
- в других целях, напрямую не связанных с должностными обязанностями сотрудника.
2. Передача ПДн клиентов, представителей клиентов, поставщиков, партнеров третьим лицам в целях:
- организации мероприятий, маркетинговых акций, рекламы;
- размещения отзывов, рекламных акций на сайте компании и других общедоступных источниках;
- сбор персональных данных через онлайн-каналы (мессенджеры, социальные сети, формы обратной связи на сайте, онлайн-консультанты) без применения средств защиты, обеспечивающих их конфиденциальность при передаче через интернет.
3. Получение ПДн без подтверждения наличия согласия от человека или иных законных оснований у передающей стороны.
4. Предоставление доступа к ПДН внутри организации сотрудникам без должного документального оформления (должностные обязанности и/или локальные нормативные акты).
Персональные данные в 2021: как компаниям с ними работать и не получать штрафы
Ответственность за не обезличивание персональных данных теперь несут не только государственные и муниципальные органы власти, но и все операторы.
По второму изменению в новом КоАП дело касается обезличивания ПДн. Проще говоря, если персональным данным (паспортным, медицинским, контактным данным и т.п) будет присвоен идентификационный номер, то это обезличивает персональные данные, т.к. по одному номеру нельзя определить человека.
В новом КоАП предполагается распространить ответственность за не обезличивание персональных данных с государственных и муниципальных органов власти на всех операторов. Все операторы будут обязаны обезличивать ПДн, которые обрабатывают.
Невыполнение подобных требований влечет предупреждение или наложение административного штрафа для всех операторов ПДн в размере от 3 до 6 тысяч рублей. Штрафы небольшие, но можно предположить, что это только начало.
Новый КоАП еще не принят, но вектор внимания уже определен. Для того чтобы нововведения не стали для вас сюрпризом, необходимо в 2021 году провести оценку соответствия процессов обработки и защиты персональных данных требованиям законодательства.
Проводить ее необходимо не реже, чем раз в три года. Это установлено законом.
- Изучить все источники поступления ПДн в организацию, цели поступления и состав данных. К примеру, нужно понимать, что источники ПДн клиентов и сотрудников разные, и состав ПДн тоже разный.
- Проанализировать, где и как организация получает ПДн — наличие договора, соглашения и/или другого юридически значимого документа, подтверждающего правомерность получения персональных данных, их состав и цели обработки. Получение всех ПДн, которые попадают в организацию, без исключения должны подтверждаться подобными документами: корректно составленное соглашение по обработке ПДн на сайте, с которого компания получает ПДн клиентов, Соглашение по обработке ПДн с сотрудниками.
- Изучить, какие и чьи ПДн в организации обрабатываются (в разрезе категорий физических лиц). Ориентируясь на ПДн клиентов и сотрудников, видно, что процесс их обработки и хранения разный. Доступ к ПДн сотрудников имеют отдел кадров, бухгалтерия, а к клиентским данным — та же бухгалтерия и коммерческий отдел.
- Проверить наличие утвержденных локальных нормативных актов, определяющих порядок доступа сотрудников к персональным данным. Документы, в которых прописано, кто и за что отвечает.
- Проанализировать соответствие процесса обработки локальным нормативным актам. Зачастую на практике бывает несоответствие.
- Изучить ваших получателей персональных данных: кому, для каких целей и в каком составе передаются персональные данные. Опять же, практика показывает, что в некоторых организациях к ПДн допускаются сотрудники, не имеющие к ним отношения.
- Проанализировать, на каких условиях передаются ПДн третьим лицам — обязательно наличие договора, соглашения и/или другого юридически значимого документа, подтверждающего правомерность передачи персональных данных. Если зачисление зарплаты сотрудникам компании происходит через зарплатный проект банка, то компания обязана с каждым сотрудником, участвующем в зарплатном проекте, подписать соглашение о передаче его ПДн в этот банк.
- Определить, какие персональные данные стоит обезличивать. К примеру, это данные, чей срок хранения официально вышел, но при этом характеристики клиента имеют ценность без необходимости идентификации физического лица.
- Определить, какие согласия уже не имеют силы и которые надо скорректировать. Отсутствие отлаженной системы работы с ПДн в прошлом означает, что, возможно, часть документов уже не актуальна.
- Изучить, как защищаются персональные данные в компании и от кого они реально защищены — только от внешних злоумышленников или от внутренних тоже? Очень часто данные клиентов утекают вместе с увольняющимися сотрудниками коммерческих отделов.
- Составить годовой план и реализовать его. Необходимо разработать поэтапный план по реализации этих пунктов с учетом объема работы и времени на их выполнения.
Утечка ПДн может обернуться для компании не только финансовыми убытками, но и потерей репутации на рынке и разрывом отношений с партнерами. Поэтому важно изучить законодательство и вовремя принять меры. И здесь есть два пути:
- делать все самостоятельно (силами организации);
- доверить выполнение требований закона компаниям, которые могут провести независимый аудит по обработке ПДн и решить выявленные проблемы.
Специфика согласия на обработку персданных, разрешенных к распространению, заключается в том, что оно подтверждает наличие разрешения от субъекта персданных на раскрытие его личной информации неопределенному кругу лиц. Начиная с 1 марта 2021 года такое согласие должно отбираться отдельно от иных согласий субъекта персданных.
Приказом Роскомнадзора, вступающем в силу с 1 сентября 2021 года, определены основные положения, которые должны быть отражены в данном документе, в том числе:
- цели обработки персданных
- срок действия согласия
- категории и перечень персданных
- сведения об информационных ресурсах оператора, на которых персданные будут предоставляться неопределенному кругу лиц
Также в документе субъект персданных может установить запреты или конкретные условия обработки части информации, в частности, запрет на какую-либо обработку персданных неограниченным кругом лиц (кроме непосредственного доступа к ним).
Срок действия требований является ограниченным – до 1 сентября 2027 года.
Также с 1 июля 2021 года будет доступна возможность получать такое согласие через специальную информационную систему Роскомнадзора.
Изменения в законе о персональных данных с 1 сентября 2021 года
В новой статье 10.1 Закона о персданных, действующей с начала марта, были установлены основные принципы обработки разрешенных к распространению персданных.
Так, в силу серьезности возможных последствий обнародования личных данных закон устанавливает, что молчание или бездействие субъекта персданных ни при каких обстоятельствах не может свидетельствовать о согласии на распространение.
Если личные данные оказались в публичном доступе по желанию самого субъекта или в результате противоправных действий, форс-мажора, то лица, осуществляющие их обработку, должны доказать ее законность.
В случае, если нарушаются законные требования к обработке разрешенных к распространению персданных, то субъект может обратиться с требованием о прекращении такой обработки к любому лицу, обрабатывающему такие данные, или непосредственно в суд.
С 27 марта 2021 года в Кодекс об административных правонарушениях были внесены изменения, касающиеся правонарушений в области обработки персональных данных.
Теперь за любые правонарушения, установленные статьей 13.11 КоАП, больше не может быть назначено предупреждение, нарушителю сразу грозит штраф. За повторное совершение ряда правонарушений предусмотрена повышенная ответственность, при этом срок давности привлечения к административной ответственности в данной области был увеличен до одного года.
Соблюдайте закон и удачи в бизнесе!
Это любая информация о физическом лице, позволяющая его определить. Закон перечисляет следующие пункты:
- ФИО;
- дата и место рождения;
- паспорт, СНИЛС, ИНН;
- адрес постоянной и временной регистрации;
- образование;
- телефон;
- электронный адрес;
- профили в социальных сетях и мессенджерах;
- идентифицирующие личность фотографии и видеоматериалы;
- семейное положение и состав семьи;
- судимости;
- размер доходов;
- профессиональные навыки;
- личностные характеристики;
- раса и национальность;
- взгляды в политике, религии, философии;
- сексуальная ориентация;
- здоровье;
- биометрия, ДНК, отпечатки пальцев, особые приметы.
Обработка персональных данных — любые действия с вышеперечисленными фактами, регламентируемые статьей 13.11 КоАП и редакциями от 07.02.2017 № 13-ФЗ и 30.12.2020 N 519-ФЗ. К ним относятся сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Согласно новым требованиям субъект получил право ограничить оператора в использовании данных без указания причин (раньше требовались доказательства, что они приобретены незаконно, устарели, недействительны и прочее), и тот должен прекратить действия в течение трех рабочих дней, по истечении которых пользователь может обратиться в суд. Санкция — от 3 000 до 75 000 рублей. Оператор может только обрабатывать, но не распространять информацию. За каждое отдельное нарушение взимается отдельный штраф. Срок ответственности увеличивается до одного года.
С 27 марта 2021 операторы не получают в качестве санкций предупреждения — они упразднены. Теперь нарушителей сразу штрафуют. Суммы — от 6 000 до 150 рублей; при повторном инциденте, который теперь считается самостоятельным составом нарушения, цифры повысятся до 300-500 тысяч.
Новые правила обработки персональных данных в 2021 году
Согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, должно содержать следующую информацию:
|
№ |
РЕКВИЗИТ СОГЛАСИЯ |
| 1 | Фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта персональных данных |
| 2 | Контактная информация – номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес субъекта |
| 3 | Сведения об операторе-организации:
Сведения об операторе – физическом лице:
Сведения об операторе – ИП:
|
| 4 | Сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых будет предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными субъекта
Это адрес, состоящий из:
|
| 5 | Цель (цели) обработки персональных данных |
| 6 | Категории и перечень персональных данных, на обработку которых дано согласие:
|
| 7 | Категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов (заполняется по желанию субъекта) |
| 8 | Условия, при которых полученные персональные данные оператор, осуществляющий их обработку, может передавать (заполняется по желанию субъекта):
|
| 9 | Срок действия согласия |
В завершение отметим, что как такого бланка Согласия на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, Роскомнадзор не приводит. Поэтому каждая организация (ИП, физлицо) формируют его на своё усмотрение, но с обязательным приведением перечисленных 9 реквизитов.
Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.
С 23 февраля 2020 года вступило в силу Постановление Правительства от 13.02.2019 № 146, которым утверждены Правила организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных. Согласно документу, плановые проверки будут проводиться раз в 2-3 года, а перечень компаний, подлежащих контролю можно будет заранее увидеть на сайте Роскомнадзора. Как и в случае с другими видами контроля, о запланированном визите инспекторы должны будут предупредить. Если плановая проверка, то известить о ней должны за 3 рабочих дня, а если внеплановая — за 24 часа.
За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП, штрафы составляют:
- для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
- для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
- для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.
Наиболее распространенными нарушениями, по данным инспекторов, являются обработка персоданных без согласия их владельца либо с нарушениями, невыполнение требования об уничтожении личной информации, нарушение условий хранения таких сведений.
Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.
Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:
- карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;
- трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
- дипломы, сертификаты об образовании;
- трудовой договор.
Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.
Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.
Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.
Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.
Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом.
Да, если соблюдено одно из указанных условий.
- На вашем сайте в открытом доступе размещаются ПД.
- Вы собираете и структурируете ПД, размещенные в открытом доступе.
- Вы публикуете ПД в печатной или иной форме, при которой ПД находятся в открытом доступе.
Пример: социальные сети, сайты объявлений, форумы, печатные издания с объявлениями и т.д.
Нет, если соблюдено одно из указанных условий.
- На вашем сайте размещаются ПД, доступ к которым есть только у зарегистрированных пользователей, т.е. оператор может ограничить и определить круг лиц, имеющих доступ к ПД.
Эта позиция была устно донесена Роскомнадзором в ходе ответов на вопросы на дне открытых дверей 28 января 2021 г. В отсутствие письменных разъяснений остается довериться данной позиции и надеяться на то, что Роскомнадзор не изменит ее.
Пример: закрытая корпоративная социальная сеть или сайт-интегратор объявлений, на котором доступ к ПД продавцов можно получить только после регистрации на сайте.
- Ваша компания распространяет или предоставляет ПД в определенных законом государственных, общественных или публичных интересах независимо от того, что распространение или предоставление ПД запрещено самим лицом2.
Под государственными, общественными и публичными интересами в основном понимаются вопросы безопасности государства, граждан и т.д. Поэтому сложно придумать реальный случай, когда коммерческая организация могла бы прикрыться данным пунктом закона.
- Вы являетесь государственным органом власти или органом местного самоуправления, распространяющим ПД в силу выполнения возложенных на вас полномочий3.
Оператор может быть привлечен к административной ответственности. До 27 марта 2021 г. размер штрафа составит:
- от 5 до 10 тыс. руб. – для индивидуального предпринимателя;
- от 30 до 50 тыс. руб. – для компании24.
С 27 марта 2021 г. размер штрафов увеличивается:
- от 10 до 20 тыс. руб. – для индивидуального предпринимателя;
- от 60 до 100 тыс. руб. – для компании.
Полагаем, самый надежный и менее затратный способ соблюсти требования Закона о персональных данных для тех компаний, чьи сайты содержат ПД субъектов, – закрыть сайты для незарегистрированных пользователей. По крайней мере, до тех пор, пока не сформируется судебная практика и не появится точная позиция Роскомнадзора относительно применения положений Закона о распространении ПД.
Сложнее обстоит дело с компаниями, которые собирают ПД из открытых источников. Такие компании, на наш взгляд, обязаны получать у субъектов:
- согласие на обработку ПД, если компания хочет обрабатывать ПД без распространения;
- согласие на распространение, если компания хочет распространять ПД субъекта.
Компаниям, которые распространяют ПД не в интернете, также необходимо получать у субъекта согласие на распространение, даже в том случае, если распространение ПД необходимо для исполнения договора в интересах субъекта.
1 Федеральный закон от 30 декабря 2020 г. № 519-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “О персональных данных”».
2 Часть 11 ст. 10.1 Закона о персональных данных (далее – Закон).
3 Часть 15 ст. 10.1 Закона.
4 Пункт 1 ч. 1 ст. 6 Закона.
5 Пункт 5 ч. 1 ст. 6 Закона.
6 Часть 3 ст. 20 Закона.
7 Часть 5 ст. 21 Закона.
8 Пункт 1.1 ч. 1 ст. 3 Закона.
9 Часть 1 ст. 10.1 Закона.
10 Часть 9 ст. 9 Закона.
11 Часть 1 ст. 10.1 Закона.
12 Часть 9 ст. 10.1 Закона.
13 Часть 6 ст. 10.1 Закона.
14 Часть 8 ст. 10.1 Закона.
15 Часть 10 ст. 10.1 Закона.
16 Часть 4 ст. 10.1 Закона.
17 Часть 5 ст. 10.1 Закона.
18 Часть 12 ст. 10.1 Закона.
19 Часть 13 ст. 10.1 Закона.
20 Часть 14 ст. 10.1 Закона.
21 Часть 2 ст. 10.1 Закона.
22 Пункт 10 ч. 1 ст. 6 Закона.
23 Определение Верховного Суда РФ от 29 января 2018 г. № 305-КГ17-21291.
24 Часть 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
При отправке уведомления в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций у операторов часто возникает вопрос: нужно ли отправлять уведомление об обработке персональных данных в письме с распечатанным уведомлением или достаточно заполнить электронную форму на портале Роскомнадзора.
ФЗ-152, как и п. 3.2 Методических рекомендаций по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 разрешают отправлять уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Несмотря на это полностью исключить бумажные носители из документооборота не удалось – так как правовым основанием для совершения регистрационных действий являются бумажные варианты документов, поэтому операторы обязаны направлять бумажные носители независимо от того, подавались ли они в электронном виде.
На практике направление уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор происходит в два этапа:
1) заполнение формы уведомления Роскомнадзора в электронном виде – необходимо для ускорения работы по внесению данных в реестр и получения готовой заполненной формы для печати на бумажном носителе;
2) отправка формы уведомления на бумажном носителе – является основанием для совершения Роскомнадзором регистрационных действий (уведомление регистрируется в уполномоченном органе и является основанием для внесения оператора в реестр).
В будущем планируется полный переход на электронный документооборот, но до этого момента операторы не могут избежать бумажной работы и должны направлять оформленные и подписанные уведомления на бумажном носителе.
ФЗ-152 не утверждает обязательную форму или бланк уведомления об обработке персональных данных. По закону главное – предоставить сведения, которые указаны в норме.
Форма уведомления об обработке персональных данных, рекомендуемая к использованию Роскомнадзором, содержится в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017. Данная форма содержит сведения, требуемые ст. 22 ФЗ-152 и необходимые для включения в реестр операторов.
На практике самый простой и быстрый способ получить заполненное уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор – заполнить форму, предложенную на портале персональных данных и без изменений распечатать её на бумажном носителе для направления в Роскомнадзор. Далее в статье мы рассмотрим, как заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных.
Согласно подходу Роскомнадзора к биометрическим персональным данным могут относиться не только данные изображения отпечатка пальца, радужной оболочки глаза и т.д., но и изображения лица. Статья 22 ФЗ-152 обязывает операторов указывать категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются. Логично, что субъектами персональных данных являются физические лица, но остаётся открытым вопрос, как их нужно идентифицировать в уведомлении Роскомнадзора.
Категории субъектов персональных – это указание на правовой статус субъектов персональных данных, определение места физических лиц в отношениях с оператором.
Так, если оператор обрабатывает информацию в целях обработки персональных данных персонала, то такое физическое лицо определяется в уведомлении как «работник», что и является категорией субъектов персональных данных. Контрагентов необходимо идентифицировать как сторону вида заключаемых с ними гражданско-правовых договоров.
В методических рекомендациях по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 РКН рекомендует указывать в уведомление об обработке персональных данных виды отношений оператора с субъектами персональных данных, т.е. определять, какие отношения (трудовые, гражданско-правовые и пр.) связывают оператора и физическое лицо-субъекта персональных данных.
Таким образом, для указания полной и достоверной информации об обработке персональных данных, правильного уведомления Роскомнадзора необходимо описывать категории персональных данных по следующему образцу:
«работники, состоящие в трудовых отношениях с оператором»
«физические лица (абонент, пассажир, заказчик), состоящие в договорных или иных гражданско-правовых отношениях с оператором»
Если в уведомлении, направляемом в Роскомнадзор, произошли изменения, оператору персональных данных необходимо направить информационное письмо в течение 10 рабочих дней с момента возникновения поправок.
Информационное письмо оформляется на бланке оператора по форме, определенной Приложением 2 к Рекомендациям, и направляется в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе.
Если установится факт размещения в реестр операторов недостоверной или неполной информации, сотрудник Роскомнадзора информирует ответственное лицо в компании оператора путем направления в его адрес письма о перечне недостающих или неточных сведений в уведомление об обработке персональных данных. Решить вопрос необходимо в течение 30 дней со дня получения такого запроса.
Далее мы рассмотрим образец письма в Роскомнадзор, где заполнять необходимо только те поля, в которые вносятся изменения. Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
Обращаем внимание! Текст примера следует переработать с учетом особенностей деятельности вашей компании. Убедитесь в том, что в подаваемом уведомлении или информационном письме указаны полные и достоверные сведения о компании.
Образец заполнения уведомления Роскомнадзора
об обработке персональных данных для юр.лиц
В большинстве случаев одним из главных условий обработки чьх-либо персональных данных является наличие согласия на обработку персональных данных. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона, возлагается на оператора.
Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:
- Ф.И.О.;
- адрес регистрации и места проживания;
- серию и номер паспорта;
- номер свидетельства ИНН;
- СНИЛС;
- о количестве детей, датах их рождения;
- о семейном положении;
- о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.
Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:
- обработки личной информации сотрудников;
- хранения и пользования данными;
- передачи личных данных работников.
На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:
- какие сведения относятся к категории «персональных»;
- кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
- как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
- в каком порядке происходит обработка информации;
- где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
- на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
- как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
- порядок его утверждения и изменения.
Приложение может включать образцы заявлений работников:
- о согласии с обработкой своих личных данных;
- о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.
Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:
- специалистом по кадрам;
- юристом компании;
- помощником руководителя.
Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.