Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

  1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
  2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
  3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

  • Деловое письмо: как создавать, согласовывать и хранить
  • Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт
  • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
  • Как закрыть делопроизводственный год

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

ФСБУ 27/2021: как теперь работать с документами и документооборотом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *