19.09.2021

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки работника

Автор: admin Законодательство Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки работника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

2. Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?

3. Работодатель потерял трудовую книжку работника. Что делать?

4. Как восстановить трудовую книжку работника

5. Как восстановить трудовую книжку

6. Штраф за утерю трудовой книжки

7. Чем грозит задержка выдачи трудовой книжки?

8. Потеряна трудовая книжка: что делать

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Трудовая инспекция и суд чаще всего в данной ситуации входят в положение сотрудника, поэтому постарайтесь не доводить конфликт до этого.
Всегда можно прийти к соглашению. В крайних случаях лучше оформить увольнение по соглашению сторон и выплатить ему денежную компенсацию. Это обезопасит работодателя от дальнейших претензий и штрафов со стороны Трудовой инспекции.

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника¹. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.

Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку (в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату²⁸. В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил). Работодателю придется возместить работнику не полученный им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ). Также работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда²⁹ (ст. 234 и 236 ТК РФ).

К сведению

Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине ее потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Если предыдущим работодателем будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку. Решение по данному вопросу работодатель должен принимать по согласованию с работником³⁰.

В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки работник может обратиться в суд по месту нахождения или регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой договор, письменные доказательства (в частности, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя о получении и т.п.)³¹.

К сведению

Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции³².

Трудовую книжку может получить лишь сам владелец. Родственникам книжка отдается только в случае смерти работника (п. 37 Правил). Исключением является выдача трудовой книжки третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности от работника³³.

Связанный материал Что делать в случае смерти работника № 05 / 2016

См. статью «Что делать в случае смерти работника» журнала № 5′ 2016

Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует так же, как и с оригиналом трудовой книжки. Направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие на отправление ее по почте. После направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки³⁴ (ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил).

Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует хранить до востребования либо не менее чем 75 лет (п. 43 Правил и ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин пишет заявление по месту последней работы. Далее процедура оформления дубликата обычная³⁵.

Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек³⁶ в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать «Утрачена»³⁷ (Пример 4).

Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?

Анастасия 15.02.2018, 09:12

Как понять массовость? Т.е. если у ИП в пожаре сгорели 10 трудовых книжек, то это массовая утрата? Обязательно ли создавать комиссию? Или специалист по кадрам сама сможет внести все данные в дубликаты на основании справок?

Свежие
Посещаемые

Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:

1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.

При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:

юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
ИП — на 10 000–20 000 руб.

Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.

О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте здесь.

2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).

3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.

При потере трудовой книжки работодателем оформляется дубликат документа на основании заявления сотрудника. Работодатель обязан содействовать ему в сборе документов для подтверждения стажа. Сотрудник, не удовлетворенный содействием работодателя в восстановлении книжки или иными действиями фирмы, потерявшей документ, вправе взыскать с работодателя моральную компенсацию. Утеря трудкнижки фирмой — повод для применения к ней штрафных санкций по КоАП РФ.

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

Информация о работнике;
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
Место работы;
Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
Вид поручаемой работы;
Код выполняемой функции;
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
Причины прекращения трудового договора.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;

— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2021 году (порядок действует с 27 апреля 2020 года с учетом норм постановления Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц»):

— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления, в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;

— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности.

Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Работодатель потерял трудовую книжку работника. Что делать?

Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что случается с этим документом? Его может:

потерять сам работник;
потерять отдел кадров организации;
потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае. В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.

ВАЖНО! Альтернативой является переход на электронную форму сохранения сведений о стаже, который доступен для любого человека в любое время.

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Итак:

В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.

Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.

Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.

К таким документам могут относиться:

письменные трудовые договоры;
справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
решение суда об установлении трудового стажа и т.п.

Под фразой о надлежащем оформлении указанных документов подразумевается, что все документы должны быть представлены в подлинниках или в копиях, заверенных надлежащим образом.

То есть в любом случае, подлинник это или копия, документ должен иметь «живые» подписи и печати.

В связи с этим хочется отметить некоторые разночтения между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если в первом к документам, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся записи, относятся также копии приказов о приеме на работу (увольнении), то в Постановление Минтруда к таким документам относятся только оригиналы, с которых сам работодатель по последнему месту работы снимает копии и сам же заверяет.

В этом отношении Постановление Минтруда не очень обоснованно, ведь зачастую на руки работнику выдается даже не копия приказа, а лишь выписка из него, которую, строго говоря, никак к оригиналу приказа не отнесешь.

Благо, что Постановления Правительства имеет более весомую юридическую силу, которая нивелирует противоречия в указанных нормативных актах.

Работодатель обязан содействовать в сборе указанных документов, но фактически он ограничен в своих действиях.

Ему каждый раз будет необходимо доказывать, что он запрашивает личные данные не просто так, а в рамках содействия работнику.

Сам же гражданин, как непосредственный участник трудовых правоотношений, может собрать все документы с меньшими временными затратами.

В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.

Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку работника

Бухгалтеру при увольнении не была выдана трудовая книжка. В результате она в течение полугода не могла трудоустроиться. Обратившись к работодателю, бухгалтер потребовала вернуть ей трудовую книжку, а также выплатить компенсацию за все время вынужденного прогула.

Работодатель в удовлетворении этих требований отказал.

Отказ был мотивирован тем, что в отделе кадров трудовой книжки сотрудницы не было. При трудоустройстве книжку она не предъявляла, о ее утрате не заявляла и не просила работодателя завести новую. Трудовая книжка на нее не велась, и работодателю нечего было возвращать. Поэтому он считал, что у сотрудницы не было оснований требовать компенсацию за несвоевременный возврат трудовой книжки.

Тогда уволенная сотрудница обратилась в суд с иском, в котором просила выдать ей трудовую книжку и выплатить денежную компенсацию.

Свои требования она обосновывала тем, что обязанность по вручению увольняемому работнику трудовой книжки действующим трудовым законодательством возложена на работодателя.

Работодатель в любом случае обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения. Поэтому непредъявление трудовой книжки при трудоустройстве не освобождает работодателя от заведения на работника новой трудовой книжки и ее выдачи в момент увольнения.

В противном случае работодатель должен возместить работнику доход, который он не смог получить по причине отсутствия трудовой книжки.

Возложение вины за утерю основного рабочего документа осуществляется после выяснения обстоятельств произошедшего. Форс-мажор может произойти под воздействием непреодолимой силы внешних факторов:

в результате кражи утеряна трудовая книжка. Ответственность несет человек, который отвечал за сохранность документа на дату совершенного преступления;
пожар;
наводнение;
другое стихийное бедствие или катастрофа.

Работник признается виновным, если документ на момент его пропажи находился на руках у сотрудника. Если утеряна трудовая книжка, что делать человеку? Можно завести новую книжку при трудоустройстве или заняться восстановлением имеющихся данных. При выборе первого варианта необходимо понимать, что отраженный в потерянном документе стаж сгорит. Работодатель признается виновным в утере, если на момент пропажи бланка работник считался официально трудоустроенным.

Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:

обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.

Актуально на 15 сентября 2021

Как восстановить трудовую книжку

Шаг 1

В случае утери книжки, работодатель несёт материальную ответственность.

При первичной утере, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:

статус	размер штрафа
юрлица	от 30 тыс. до 50 тыс. рублей
ИП	от 1 тыс. до 5 тыс. рублей

Если документ теряется не первый раз, материальная ответственность ужесточается:

статус	ответственность
юридические лица	от 50 тыс. до 70 тыс. рублей
Индивидуальные предприниматели	от 10 тыс. до 20 тыс. рублей
директор организации	от 1 тыс. до 5 тыс. рублей

Такие же штрафы предусмотрены и в том случае, если работодатель сделал много ошибок, восстанавливая трудовую книжку.

Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.

Они предпочитают придумывать отговорки:

Обвинение работы почты. Работодатели утверждают, что уже отправили трудовую книжку заказным письмом. Даже документы, подтверждающие это, предоставляют. Чтобы не столкнуться с этой ситуацией, необходимо отказаться от согласия передачи такого важного документа этим ненадёжным способом. Если есть сомнения в достоверности предоставленной информации об отправленном документе, следует запросить данные трек-номера, чтобы самостоятельно отследить ход отправки. Если на эту просьбу поступает отказ, нужно немедленно обращаться в суд.
Обвинение самого работника в утере документа. Тогда они утверждают, что передали документ, но сотрудник не расписался в его получении. Эта ситуация однозначно решается через суд. Будут запрошены свидетели, и если их уличат во лжи, они понесут уголовную ответственность.
Документальная путаница.

Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной.

Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки.

Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).

Процедура восстановления книжки после увольнения проводится стандартно. В законодательстве нет никаких заметок по поводу срока обращения в соответствующие организации. Значит, нет никаких ограничений.

Это преимущество для граждан, ведь потеря может вскрыться, спустя длительное время. Не стоит забывать, что даже бывший наниматель обязан помогать своему сотруднику в восстановлении утраченных сведений.

Штраф за утерю трудовой книжки

Наниматели могут принимать сотрудника без трудовой книжки, если он скажет, что потерял её. И это может быть на руку недобросовестным личностям. Так как они могли быть уволены по статье за прогулы, пьянство и иные нарушения дисциплинарного режима. Без этого документа невозможно отследить эти нарушения. И тут уже рискует компания.

Но в таком случае организация может отказать в трудоустройстве. При этом статья 64 Трудового кодекса не будет нарушена.

Так как есть соответствующие основания в отказе при приёме на работу:

часть 3 статьи 303, статья 309 Трудового кодекса РФ (отсутствие трудового стажа, так как нет его подтверждения);
несоответствие стажа.

Поэтому добросовестные сотрудники всегда заинтересованы в получении документа любыми законными путями.

Напрашивается вывод о том, что получить утерянную книжку совсем непросто. Но не стоит волноваться. Неважно, по чьей вине был утерян документ. В любом случае его реально восстановить. Ведь даже если наниматель потерял трудовую книжку, сотрудник способен сделать это самостоятельно.

Есть только разница в усилиях, которые придётся приложить, если утеря случилась по вине работника. Ему придётся бегать по местам работы, обращаться в архив или иные учреждения. А вот если утеря произошла по вине компании, сотрудник потратит меньше сил на дубликат.

В принципе, можно и не заниматься дубликатом. Если трудовой стаж небольшой, можно не тратить свои силы и завести новый документ. Ведь больше всего, пенсия зависит не от размера стажа, а от размера пенсионных отчислений. Тут нужно решать самому работнику.

Необходимо выяснить по чьей вине утеряна трудовая.

Утеря трудовой – неприятно. Особенно неприятно, если произошло это по чужой вине. На рабочем месте утеря трудовой может случиться по разным причинам:

Ввиду аварийной ситуации – пожар, обрушение здания и так далее;
Из-за халатного отношения сотрудников – книжку украли, она попала к другим документам, или же была ошибочно выброшена;
Книжка была испорчена – руководством, кадровым отделом либо же сотрудником. Например, на нее пролили кофе или же случайно разорвали.

В любом случае, если трудовая книжка испорчена, работнику следует незамедлительно уведомить руководство и заняться ее восстановлением.

Можно обратиться в ПФР.

Обращаться в случае утери трудовой можно в различные органы власти – в зависимости от того, каким именно образом была потеряна книжка, а также в зависимости от стажа работы сотрудника. Приведем примеры:

если трудовая была залита кофе и работник весь трудовой стаж работал в одной компании, то восстановить документ в данной ситуации достаточно просто. Следует обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. После соответствующего заявления работодатель выдаст новую трудовую с внесенной записью о приеме на работу;
если трудовая была утеряна и ее не получилось найти, а работник сменил множество мест работы, то в таком случае придется изрядно потрудиться, чтобы получить документ в первозданном виде.

Таким образом, сложность восстановления документа и инстанции в которые придется обратиться виновнику пропажи всегда зависят от конкретной ситуации. В частности, для восстановления трудовой можно обращаться:

К работодателю;
Ко всем прежним работодателям;
В архив;
В ПФР и так далее.

Кроме того, практически всегда восстановлением трудовой книжки занимается тот, по чьей вине она пропала или же была испорчена.

Давайте рассмотрим первый вариант, если ваш руководитель потерял этот документ при стихийном бедствии. В этом случае создается специальная комиссия, которая расследует все факты по ее утрате. В состав этой комиссии входят: директор компании или его представитель, профсоюзная организация, сотрудник исполнительного органа власти.

После заключения, они должны подписать акт и уже на этом основании будет выписана копия трудовой книжки. Ко второму варианту потери, можно отнести: халатность сотрудников или намеренное удержание. При халатном обращении с документами, законом предусмотрен штраф и административная ответственность в отношении виновных лиц.

Инструкции по восстановлению:

Написать заявление на имя руководителя компании.
Запросить у организации следующие документы: приказ о принятии на работу, трудовой договор или контракт, лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п,Форму 2-НДФЛ, подтверждение об изменениях в названии фирмы, т.е. если фирма была реорганизована.
Запросить в Пенсионном Фонде выписку по вашим отчислениям.
Если по вине работодателя была утрачена ваша трудовая книжка, а он отказывает вам в помощи восстановления, то в этом случае, следует обратиться в городскую инспекцию по труду или прокуратуру. Если эти действия не принесут результата, то следует обратиться в суд.

Пример написания заявления о выдаче дубликата трудовой книжки:

Чем грозит задержка выдачи трудовой книжки?

Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.

Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.

При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.

Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.

Если утеряна трудовая книжка по вине работника, то он должен подать заявление на имя руководителя организации с последнего места работы с просьбой восстановить документ. Дубликат ему обязаны выдать не позднее пятнадцати дней с даты подачи заявления.

Чтобы трудовую книжку было проще восстановить, владельцу целесообразнее иметь дома ксерокопию всех страниц этого документа.

В том случае, когда работник не уверен в добросовестном отношении работодателя, он имеет право отправить заявление по почте с уведомлением. В этом случае работодатель будет обязан действовать в соответствии с законодательством. В противном случае он должен будет нести ответственность.

При правильном восстановлении трудовой книжки все записи должны быть вписаны на основании подтверждающих документов. Если каждую запись продублировать невозможно, то общий стаж пишется суммарно с указанием количества лет, месяцев и дней. Никакие сокращения в трудовой книжке не используются.

В случае когда общий стаж доказать не представляется возможным в связи с отсутствием документального подтверждения, то вносятся только те сведения, которые подтверждены. Работодатели обязаны в меру своих возможностей содействовать получению дубликата и скорейшему восстановлению всех записей.

Ответственность за потерю книги наступит:

если работника безосновательно отстранили от его должности, перевели на другую работу или уволили;
если работодатель не желает выполнять решение суда или иных органов государства, возобновлять незаконно сокращённого работника;
если наниматель отдал трудовую не в нужное для работника время, написал незаконную причину увольнения, осознанно врёт о причине;
если работодатель потерял книгу со всеми её записями, таким образом, лишая лицо шанса получить следующее место.

Завершающий пункт самый неприятный, ведь в большинстве ситуаций на новое трудовое место не желают брать, если соискатель не принёс с собой трудовую книжку. Тот, кто виновен в невозможности заработать денег пострадавшим, по мнению законодательства, и вынужден их ему компенсировать. Работодатель обязан возместить все прогулы, которые сотрудник был вынужден совершить в отсутствие трудовой.

Далее возможен следующий сценарий:

Если работодатель признаёт свою вину и возмещает ущерб, либо же обязан сделать новую книгу со всей утерянной информацией по мировому соглашению, способствуя устройству сотрудника на новую работу (выдаёт ему характеристику, копию трудового договора, справку об утрате трудовой).
Если работодатель сопротивляется и пытается выкрутиться. Таким образом, придётся делать и выдавать дубликат и платить не только материальную, но и моральную компенсацию, ведь дальнейшим действием работника, скорее всего, будет обращение в суд. При огласке в организацию, вероятно, наведаются контролирующие инстанции, и придётся ещё и платить штрафы за безответственное хранение документов.
Почему потери трудовой должен бояться не работник, а его наниматель? Работодателю лучше добровольно и оперативно полностью восстановить документ сотрудника, взяв на себя все финансы, необходимые для этого.

Если этого не сделать, по законодательству РФ ст. 13.12 предполагается:

административное предупреждение или штраф не менее 1000 и не более 5000 рублей;
частные предприниматели платят эту сумму или на 90 дней приостанавливают деятельность;
юридические лица платят штраф не меньше 30 тысяч рублей и не больше 50 тысяч, или приостановление работу на срок до 90 дней.

Если это повторное нарушение законодательства, виноватое лицо заслужит дисквалификацию на 3 года. Более того, возможны даже санкции при задержке выдачи по ст. 234 ТК РФ: «Работодатель обязан возместить работнику неполученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться».

Эта сумма составляет за каждый день средний дневной заработок, то есть около 500 рублей, причём не за рабочие, а за календарные дни. В суде сотрудник может потребовать также моральную компенсацию за лишение возможности работать на новой должности.

Потеряна трудовая книжка: что делать

Изворотливость работодателей в желании переложить ответственность на сотрудника поражает. Чтобы сотрудник сам восстанавливал книгу, собирал документы или согласился не подавать в суд, прибегают к самым разным приёмам. Каким именно?

Виновата почта. В этом случае для работника готова ложь, что всё дело в качестве работы почты. Якобы трудовую книжку отправили заказным письмом, а дальше следует искать самим. И документ, подтверждающий отправку книжки по почте, тоже покажут. Как бороться: Если сотрудник не дал письменного согласия (заявления) согласно п. 4.2. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек каждого работника, то работодатель может заплатить штраф и вернуть дубликат. Поэтому лучше не давать согласия, чтобы вам передали книгу почтой.
Работодатель может утверждать, что книгу выдали, но работник не подписался о получении. Как бороться: работодатель ответственен за хранение документа, если что-то было сделано неправильно, это не снимает ответственности и обяжет работодателя всё равно выдать дубликат.
Путаница с документацией. Пример из юридического форума: работник написал заявление на отпуск с увольнением после него, бланки на отпуск и на увольнение были подписаны. 3.12.2014 (день увольнения) был занят и не явился в офис, через 2 дня из офиса позвонили и сообщили о потере. Сотрудник представил копию трудовой с предыдущего места работы для выдачи дубликата, при этом сообщили, что ему проставляют прогулы, и уволен он не был. Сотрудник отдела кадров предложил написать заявление на отпуск за своё счёт, пока готовят дубликат.

Как бороться: привлекать юриста. Данный случай, как яркий пример изворотливости отдела кадров, виновного в утере документа, был прокомментирован юристом следующим образом: днём увольнения считается последний день отпуска. Все расчеты и выдача трудовой книжки обязаны быть произведены перед уходом в отпуск.

Кадровый отдел незаконно ставит прогулы за время, когда работника уже уволили, чтобы он не подал в суд за утерю книги и не потребовал компенсацию. В данном случае можно взять копию трудового договора и характеристику с предыдущего места работы, чтобы устроиться на новую работу, пока на старой оформляют дубликат.

Работодателю сотрудника, который потерял трудовую, надо знать:

Работники отдела кадров должны тщательно проверять все документы, которые предоставляет соискатель, ведь он может давать неправдивые данные о своём предыдущем опыте.

Лицо может попытаться скрыть факты пьянства или воровства на предыдущем месте работы, присвоить себе профессиональный опыт, который в реальности отсутствует. Таким образом, работодателю пытаются предоставить поддельные документы.

Для проверки этой информации следует всего-навсего перезвонить на предыдущее место работы и выяснить, правду ли говорит сотрудник.

Трудовая книжка является главным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника: в ней фиксируется весь трудовой опыт, по ее данным начисляются льготы в случае временной безработицы, а также рассчитывается пенсия при достижении пенсионного возраста.

Утеря трудовой книжки несет большие трудности для работника, в частности прохождение сложной процедуры по восстановлению документа, а также невозможность получить рабочее место до восстановления книжки и, в связи с этим, материальный ущерб за вынужденно невыработанные дни.

Как поменять водительское удостоверение?

Как оформить загранпаспорт и каков срок его действия? Какие товары нельзя вернуть или обменять? Могут ли отказать в скорой медицинской помощи гражданину без полиса ОМС?

Как делится имущество при наследовании по закону?

Как поехать учиться по обмену? Как рассчитать будущую пенсию?

Как заключить брачный договор? Как поменять водительское удостоверение?

Находящаяся у работодателя трудовая книжка может быть утеряна при возникновении чрезвычайных ситуаций или в результате беспечности должностных лиц работодателя, а порой и злого умысла со стороны работодателя.

Если с вами произошла, такая ситуация, в первую очередь не стоит паниковать потому, что все можно поправить и восстановить в виде дубликата, сделав запрос в архив или на предприятие.

Главное, вам необходимо сосредоточиться и вспомнить, в каком году и на каком предприятии вы работали.

Это вам поможет подтвердить стаж и занести запись в новый дубликат трудовой книжке. Давайте рассмотрим первый вариант, если ваш руководитель потерял этот документ при стихийном бедствии.

В этом случае создается специальная комиссия, которая расследует все факты по ее утрате.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (УК РФ).

Так, в соответствии со ст.

140 УК РФ («Отказ в предоставлении гражданину информации») неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя организации или руководителя кадровой службы организации) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

я работала г. Норильск, головной офис находится в Москве. скажите пжл по закону в какие сроки работодатель обязан вернуть трудовую книжку. по рабочей почте за неделю до увольнения прислали согласие отправить трудовую по почте.

через 2 недели после как уволилась поинтересовалась, сказали что выслали почтой в день моего увольнения.

В случае, если утрата трудовой книжки произошла по вине владельца в период временной безработицы, все финансовые расходы по восстановлению документа, а также написание запросов в различные организации и сбор документов он осуществляет самостоятельно и за свой счет.

Самый простой случай – если трудовая потерялась в самом начале трудовой деятельности, на первом месте работы.

Ее очень легко восстановить – достаточно написать заявление на имя руководителя с просьбой оформить дубликат вашей трудовой книжки, указав в причинах этой просьбы утрату оригинала.

Трудовой кодекс РФ (статья 65) предусматривает выдачу работодателем нового документа, необходимо будет только написать заявление и оплатить стоимость бланка.

В случае, если рабочий стаж совсем небольшой, имеет смысл не заводить дубликат, а просто выписать новую трудовую, ведь на пенсионное начисление влияет не количество проработанного времени, а размер пенсионных отчислений.